Organizaacion documental

iLos Archivos y la Importancia de su Organización
Al interior de las organizaciones públicas o privadas los archivos juegan un papel esencial. Lejos de aquella imagen que los concibe y sitúa como depositorios de papeles inútiles, los archivos son, o más bien debieran ser, considerados como el auténtico reflejo de las instituciones. En efecto, más allá de la imagen historicista a que se condena alos archivos, éstos no son otra cosa más que la imagen propia de la institución que los produce. Los archivos en tanto colecciones organizadas de información registran el curso de las actividades cotidianas, sustantivas o no, de las instituciones. Los archivos acreditan y documentan la evolución jurídico-administrativa de las organizaciones. A pesar del avance de las nuevas tecnologías es en losdocumentos tradicionales donde se registra el curso cotidiano de las actividades de los organismos. Los archivos son producto y sedimento natural de la actividad de las instituciones que acreditan, a través de los documentos que guardan en ellos, su relación cotidiana con la sociedad y con el entorno del que forman parte. Gracias a los archivos las organizaciones pueden afirmarse comoinstituciones con capacidad de respuesta organizada; de hecho la cabal integración de archivos permite la propia institucionalización de las organizaciones, en tanto que las personas pasan por ella dejando registrada, la actividad que desarrollan. Los archivos son, entonces, un instrumento primordial de las organizaciones, un recurso esencial que correctamente organizado puede constituirse en memoria ytestimonio de la evolución de su entidad productora.

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia

Los Procesos de Organización
El objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada, de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y comofuente de la historia;...”
Ley 594 de 2000, Título I, Artículo 4º, inciso a) Fines de los archivos.

La organización de archivos es un conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. La organización de archivos presupone: Conocimiento previo del estadogeneral de la documentación: Nivel de organización documental Estado físico de la documentación Condiciones físico-ambientales de los depósitos Conocimiento de la historia de la documentación Conocimiento de las entidades productoras La organización documental es el punto de partida para lograr eficiencia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades endesarrollo de sus actividades:   Son el testimonio de su existencia. Son el referente para la toma de decisiones.

La organización documental es el proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una entidad. La clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican yestablecen las categorías o grupos de documentos que reflejan la estructura orgánico-funcional de la entidad a la cual pertenecen. La ordenación documental

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia

Es la ubicación física de los documentos en secuencias naturales (cronológicas y/o alfabéticas), dentro de las categorías o gruposdefinidos en la clasificación. La descripción documental es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. También es posible definir la organización documental como el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya...