Organización alrededor de procesos

ORGANIZACIÓN ALREDEDOR DE PROCESOS

Adam Smith con su teoría de la división del trabajo como herencia de la cultura de trabajo por tareas. Otros pensadores la complementaron y establecieron la organización funcional que convirtió a las personas en funcionarios dedicados a hacer sólo aquello que les toca hacer, en otras palabras, únicamente aquello que está descrito en el manual de funciones. Sedebe cambiar esa mentalidad y establecer una nueva cultura donde cada uno conozca cuáles son sus responsabilidades en los diferentes procesos de la organización, cuáles son los procesos cara al cliente, cuál es su objetivo específico y el compromiso que debe asumir para lograr ese objetivo. Organizarse alrededor de procesos es comprenderlos bien; saber qué lugar ocupa el trabajo de cada unodentro del proceso para poder tomar decisiones adecuadas. Organizarse alrededor de procesos es ejecutarlos de una manera disciplinada y buscar permanentemente realizarlos mejor; es conocer de cada acción qué implica y cómo puede afectar o beneficiar al cliente final, para asegurar el resultado esperado. Nombrar dueños de proceso Cuando los procesos no tienen responsables priman los intereses del áreafuncional y el cliente pasa a ser un relegado; sólo en el momento de conocer cuáles son los intereses del cliente y haberlo establecido como la prioridad se pueden lograr los resultados, pero se debe tener orientador. Por lo anterior, cada proceso bien definido tendrá un único responsable para el logro de objetivos. Este dueño es el responsable de remover obstáculos y asignar recursos; es quiendebe lograr la integración del equipo, motivar al resultado y hacer que todos los miembros participen, no por temor a la supervisión, sino por convicción. Es el único autorizado para modificar el proceso porque lo conoce perfectamente. El dueño del proceso debe demostrar habilidades de liderazgo. Algunos gerentes funcionales pueden pasar a ser dueños responsables de procesos. Administrar todoutilizando equipos de trabajo El trabajo en equipo –si está bien conformado- genera sinergia; ciertamente debe haber una gran armonía entre las personas que lo conforman, de lo contrario se puede convertir en un efecto negativo. Los equipos de trabajo deben ser parte fundamental de la organización por procesos, porque ellos son los responsables y deben ser capaces de lograr objetivos propuestos como unpropósito común. Se debe contar con todos los recursos necesarios para que se pueda lograr. Un equipo altamente capacitado y formado podrá auto controlarse y auto gestionarse, sin necesidad de recurrir a una instancia o jerarquía superior, generando una reducción en los niveles jerárquicos.

Reducir la escala jerárquica de la organización Cuando existen muchos niveles o escalas en laorganización, se dificulta el flujo de información y la toma de acciones correctivas o preventivas oportunas, pues el poder está concentrando y en muchas situaciones la asignación de recursos no está balanceada; el interés de las personas que trabajan funcionalmente está desviado hacia el jefe en vez de hacia el cliente. Hacer que la distancia entre la toma de decisiones y la ejecución sea muy corta implicacombinar aquellas actividades o tareas que estén muy fragmentadas; suprimir las que no agreguen valor real o valor para la organización; establecer equipos que realicen un proceso completo, porque de esta manera se podrá reducir la supervisión. Todo esto es el fruto de un análisis detallado y una mejora de los procesos. Al instalar equipos responsables de procesos, el efecto que se presenta en laorganización es la reducción de algunos niveles de supervisión como consecuencia de las decisiones que cada grupo toma. Dada la autonomía y responsabilidad en lo que las personas hacen, éstas no requieren de un nivel superior de supervisión. Este beneficio es importante para cualquier empresa o institución, porque en el momento de tener que entrar a definir algún cambio, la comunicación se...