Organización de documentos de archivo y colecciones documentales del ministerio de transporte y comunicaciones

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y COLECCIONES DOCUMENTALES DEL MINISTERIO DE TRANSPORTE Y COMUNICACIONES

ANEXO 14
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y COLECCIONES DOCUMENTALES DEL MINISTERIO DE TRANSPORTE Y COMUNICACIONES

1. OBJETIVO Estandarizar los procesos técnicos archivísticos y la regulación de la organización de los documentos de archivos en elMinisterio de Transportes y Comunicaciones. 2. FINALIDAD • • • Garantizar la integridad y preservación de los documentos de archivos. Promover la ordenación de los documentos de archivos en la etapa de gestión. Permitir la transferencia, eliminación o conservación ordenada de los documentos, por series documentales.

3. ALCANCE El presente Manual de Organización de los Documentos de Archivos es deaplicación para todas las unidades orgánicas, desconcentradas y proyectos especiales del Ministerio de Transportes y Comunicaciones. 4. BASE LEGAL • • • • Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento aprobado con Decreto Supremo Nº 008-92-JUS Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley Nº 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación. Decreto Ley19414, Ley de Defensa, Conservación e incremento del Patrimonio Documental y su reglamento aprobado con Decreto Supremo Nº 022-75-ED. Decreto Supremo Nº 013-2001-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones deL Estado. Decreto Supremo Nº 008-2002-MTC, Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA). Decreto Supremo Nº 041-2002-MTC, Reglamento de Organización y Funciones del MTC.Resolución Secretarial 079-2003 MTC/06 Conservación, seguridad y disponibilidad permitiendo las acciones de control.

• • • •

• •

Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN-J, Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos. Resolución Jefatural Nº 173-86-AGN-J, Normas para la formulación del Programa de Control de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Publico Nacional, Normaspara la transferencia de documentos en los archivos administrativos del Sector Publico Nacional y Normas para la conservación de documentos en los archivos administrativos del Sector Publico Nacional.

5. IDENTIFICACION DE SERIES DOCUMENTALES 5.1 La identificación de las series documentales se realizará en los archivos de gestión del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, por un profesional dearchivos y un especialista de gestión documental del área. El profesional de archivos, en coordinación con el especialista del área, identificarán y determinarán las series documentales luego de analizar las funciones de las dependencias del MTC que se describen en el MOF, ROF y TUPA; también se evaluará la tipología documental, orden original y procedencia del documento. Identificadas las seriesdocumentales se procederá a escribir sus características en el Registro Electrónico de Series Documentales. Las series documentales identificadas se agruparán de acuerdo a las características del soporte en las siguientes clases: • Documentos textuales: Documentos emitidos Documentos recibidos Expedientes (Procedimientos contratación) Legajos Documentos gráficos: Planos Fotografías Documentosmagnéticos: Videos Casetes Discos magnéticos y ópticos

5.2

5.3

5.4

administrativos,

técnicos

y

de

•

•

6. ARCHIVO DE GESTION: Es donde se reúne la documentación en trámite en busca de las soluciones a los asuntos iniciados, documentos utilizados y consultados en la administración por las mismas oficinas u otras que las solicitan. 6.1 Clasificación y ordenación dedocumentos textuales Anexo 1 Las series documentales identificadas en el archivo se clasificarán y ordenarán con el siguiente criterio: 6.1.1 Documentos emitidos: Se agruparán por tipos documentales los cuales se ordenarán de manera correlativa en forma ascendente. Anexo 2 6.1.2 Documentos recibidos: Los documentos recibidos se agruparán por oficinas, personas naturales o jurídicas. El ordenamiento...