Organización De Eventos En Cuba
Páginas: 32 (7976 palabras)
Publicado: 4 de febrero de 2013
La organización de eventos en Cuba. Apuntes prácticos.
MSc. Javier Eduardo Vázquez Romero Profesor Centro de Estudios de Técnicas de Dirección, Universidad de La Habana, CUBA. javi@fcf.uh.cu
INTRODUCCIÓN Numerosas publicaciones referidas a las relaciones públicas y sus disciplinas afines hacen referencia a la organización de eventos como una herramienta de reconocido valor dentro deaquellas1. Ahora bien, la gran mayoría de éstas bosquejan de manera general el tema de la organización de eventos dentro del universo de las relaciones públicas, sin que centren sus objetivos en brindar esquemas, procedimientos o recomendaciones prácticas de utilidad para aquellos que enfrentan, tanto desde la arista personal como organizacional, la no fácil encomienda de organizar un evento (o una seriede ellos). Es a la luz de esta observación, y partiendo además de cierta experiencia personal en estos menesteres, que nuestro objetivo primario es estructurar en esta entrega una serie de apuntes que consideramos de utilidad práctica en esta esfera. Tomando como punto de partida dos talleres impartidos por el autor en la sede central de la Asociación Cubana de Comunicadores Sociales, titulados“Organización de Eventos”, es que surge la idea de escribir este artículo, buscando compartir de una manera mucho más abierta los conocimientos allí discutidos. A manera de inicio formularemos la siguiente interrogante: ¿Cuántos eventos se organizan anualmente en Cuba? Una mirada al calendario de eventos del año 2007, el cual compila y controla el Buró de Convenciones de Cuba (www.cubameeting.co.cu)2nos informa que la cifra es de 325, sin que ello refleje la totalidad de los eventos que se celebran en el país, pues un número muy significativo de convenciones, reuniones, talleres, simposios, celebraciones, festivales, ferias, torneos, encuentros, topes, entre otros, no son registrados por el Buró; bien sean con participantes nacionales (incluyendo o no participación extranjera) e incluso nopocos calificados como internacionales. La Tabla I refleja la distribución territorial de los eventos en Cuba durante el año en curso, registrándose el 71,4 % del total de éstos en Ciudad de La Habana, mientras que el 28,6 % son efectuados en el resto de las provincias del país y solamente dos de los inscritos (0,6 %) tiene cobertura nacional (Vuelta Ciclística a Cuba y Feria del Libro). Como sepuede constatar, la cantidad de eventos que se celebran en nuestro país es relativamente elevada, de ahí que resulte aconsejable trazar lineamientos generales (o dar a conocer los ya establecidos de manera pragmática) que permitan sistematizar el trabajo al personal que tiene a su cargo la organización de eventos; y aunque obviamente las particularidades de cada suceso revisten gran importancia en laorganización y desarrollo del mismo, no es menos cierto que existen ciertos rasgos que pueden extrapolarse con muy poca (o ninguna) variación a eventos disímiles entre sí.
La organización de eventos en Cuba. Apuntes prácticos
Javier Eduardo Vázquez Romero
Tabla I. Número de eventos por territorios (año 2007) según www.cubameeting.co.cu Territorio Ciudad de La Habana Villa Clara MatanzasSantiago de Cuba Camagüey Habana Cienfuegos Holguín Sancti Spíritus Guantánamo Pinar del Río Las Tunas Granma Ciego de Ávila Isla de la Juventud Nacional Número de eventos 235 22 20 17 9 5 5 5 4 2 2 1 1 1 1 2
DESARROLLO Expongamos entonces las dos premisas esenciales que vamos a desarrollar en el resto del texto. Todo evento tiene tres momentos claves bien diferentes en términos de las tácticasy metodologías a emplear en aras de su éxito; nos estamos refiriendo al antes, el durante y el después del evento (este último puede ser considerado en muchos casos como el “antes del próximo”, si se trata de un evento que tendrá continuidad cronológica a corto o mediano plazo). De igual modo, se pueden sistematizar al menos nueve preguntas que debe hacerse todo comité organizador de eventos....
MSc. Javier Eduardo Vázquez Romero Profesor Centro de Estudios de Técnicas de Dirección, Universidad de La Habana, CUBA. javi@fcf.uh.cu
INTRODUCCIÓN Numerosas publicaciones referidas a las relaciones públicas y sus disciplinas afines hacen referencia a la organización de eventos como una herramienta de reconocido valor dentro deaquellas1. Ahora bien, la gran mayoría de éstas bosquejan de manera general el tema de la organización de eventos dentro del universo de las relaciones públicas, sin que centren sus objetivos en brindar esquemas, procedimientos o recomendaciones prácticas de utilidad para aquellos que enfrentan, tanto desde la arista personal como organizacional, la no fácil encomienda de organizar un evento (o una seriede ellos). Es a la luz de esta observación, y partiendo además de cierta experiencia personal en estos menesteres, que nuestro objetivo primario es estructurar en esta entrega una serie de apuntes que consideramos de utilidad práctica en esta esfera. Tomando como punto de partida dos talleres impartidos por el autor en la sede central de la Asociación Cubana de Comunicadores Sociales, titulados“Organización de Eventos”, es que surge la idea de escribir este artículo, buscando compartir de una manera mucho más abierta los conocimientos allí discutidos. A manera de inicio formularemos la siguiente interrogante: ¿Cuántos eventos se organizan anualmente en Cuba? Una mirada al calendario de eventos del año 2007, el cual compila y controla el Buró de Convenciones de Cuba (www.cubameeting.co.cu)2nos informa que la cifra es de 325, sin que ello refleje la totalidad de los eventos que se celebran en el país, pues un número muy significativo de convenciones, reuniones, talleres, simposios, celebraciones, festivales, ferias, torneos, encuentros, topes, entre otros, no son registrados por el Buró; bien sean con participantes nacionales (incluyendo o no participación extranjera) e incluso nopocos calificados como internacionales. La Tabla I refleja la distribución territorial de los eventos en Cuba durante el año en curso, registrándose el 71,4 % del total de éstos en Ciudad de La Habana, mientras que el 28,6 % son efectuados en el resto de las provincias del país y solamente dos de los inscritos (0,6 %) tiene cobertura nacional (Vuelta Ciclística a Cuba y Feria del Libro). Como sepuede constatar, la cantidad de eventos que se celebran en nuestro país es relativamente elevada, de ahí que resulte aconsejable trazar lineamientos generales (o dar a conocer los ya establecidos de manera pragmática) que permitan sistematizar el trabajo al personal que tiene a su cargo la organización de eventos; y aunque obviamente las particularidades de cada suceso revisten gran importancia en laorganización y desarrollo del mismo, no es menos cierto que existen ciertos rasgos que pueden extrapolarse con muy poca (o ninguna) variación a eventos disímiles entre sí.
La organización de eventos en Cuba. Apuntes prácticos
Javier Eduardo Vázquez Romero
Tabla I. Número de eventos por territorios (año 2007) según www.cubameeting.co.cu Territorio Ciudad de La Habana Villa Clara MatanzasSantiago de Cuba Camagüey Habana Cienfuegos Holguín Sancti Spíritus Guantánamo Pinar del Río Las Tunas Granma Ciego de Ávila Isla de la Juventud Nacional Número de eventos 235 22 20 17 9 5 5 5 4 2 2 1 1 1 1 2
DESARROLLO Expongamos entonces las dos premisas esenciales que vamos a desarrollar en el resto del texto. Todo evento tiene tres momentos claves bien diferentes en términos de las tácticasy metodologías a emplear en aras de su éxito; nos estamos refiriendo al antes, el durante y el después del evento (este último puede ser considerado en muchos casos como el “antes del próximo”, si se trata de un evento que tendrá continuidad cronológica a corto o mediano plazo). De igual modo, se pueden sistematizar al menos nueve preguntas que debe hacerse todo comité organizador de eventos....
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