Organización de eventos

1 INTRODUCCION AL MERCADO DE REUNIONES.

El mercado de reuniones abarca la parcela del mercado turístico que se ocupa de la organización de actos públicos o privados a los que asisten determinados grupos de personas guiados por una motivación común ya sea de carácter político, comercial, empresarial, científico, deportivo, académico o social.

Este mercado surge como consecuencia de lanecesidad de intercambio y comunicación de logros y experiencias a través de la comunicación persona y el trabajo en equipo; las nievas formulas de gestión en las que la identificación de los empleados con la empresa y su producto juega un papel primordial es la rentabilidad de la misma; la necesidad de relación entre distintos pueblos y culturas para abordar problemas que afectan de forma común adistintos países y áreas de la sociedad la necesidad de reactivar el comercio para crecer crear puestos de trabajo y riqueza y todo ello con apoyo de los avances tecnológicos que permiten transferir situaciones y estudios de manera virtual facilitando su estudio y desarrollo en áreas de una mejor calidad de vida.

Duración de los eventos.

En lo que respecta la oración de los eventos, durante elejercicio 1998 en España, el promedio se sitúa en un 2.723 días. Casi la mitad de las reuniones son hasta de dos días.

La duración media de la reuniones según el tamaño de la ciudad es directamente proporcional: a mayor tamaño mayor duración.

El gran avance del en los transportes, el interés por viajar y conocer otros países, la circunstancia de que la mayoría de los asistentes a estasreuniones tienen sus datos pagados por la empresa o institución que representa, la obtención en muchos casos de créditos académicos, son factores que incidan positivamente en la demanda de este mercado.



1.1TIPOS DE EVENTOS.

Establecer una clasificación de estos eventos supone agrupar intereses similares en cuanto objetivos y roles de cada uno de elementos básicos de una reunión: convocantesasistentes, su capacidad y deje decisión y elección de los servicios.

La complejidad en la organización de los distintos tipos de evento vendrá dada no solamente por las características del mismo, sino también por la capacidad del organizador para adaptarse las nuevas tecnologías.
ASAMBLEAS.- Se trata de una reunión periódica en la que el consejo de administración convoca a sus accionistas osocios con el fin informal, analizar resultados y repartir dividendos por resolver problemas.
Su organización suele llevarse a cabo en los locales de la propia entidad, es sencilla y se centra en la convocatoria, recepción y asistencia los participantes.

CONFERENCIAS.- Se trata en la mayor parte de los casos de debate sobre temas políticos al más alto nivel y su organización corre a cargo delgobierno anfitrión. La organización este tipo de eventos requiere alto dominio de las normas protocolarias
Nacionales e internacionales, así como un exhaustivo control de los sistemas equipo de seguridad.

CONGRESOS.- Consisten en reuniones a gran escala, normalmente abiertas dirigidas un sector determinado para divulgar ideas y diseñar objetivos.
La organización y responsabilidad estáadjudicada a un comité organizador, durante todo el proceso de planificación y preparación del Congreso, el operador deberá estar en continuo contacto con este grupo de personas para coordinar el ritmo y desarrollo de la convocatoria.
De la capacidad y eficacia del operador para coordinar el comité organizador dependerá en gran medida la buena organización del congreso.

CONVENCIONES.- Son reunionesconvocadas de forma cerrada con participación restringida a los miembros de una empresa u organización. Su operación es menos compleja que la de los congresos, no solamente por el hecho de que la participación no conlleva cuotas, sino porque el responsable de la convocatoria realizada es, en este caso, una sola persona.
Él es quien decide el hotel donde alojarse, el medio de transporte a utilizar,...