Organización de historias laborales

ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓN

ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES

FONDOS ACUMULADOS: Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cualesse han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización y con pocas posibilidades de ser fuente de información y deconsulta eficiente.

SOLUCIÓN A LOS FONDOS ACUMULADOS

CONCENTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO TOTAL

Se realizará la concentración de la totalidad de la documentación con miras allevantamiento de las Tablas de Retención Documental.

LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIÓN DE HISTORIAS LABORALES

FUNCIONES DEL ARCHIVO

Unificar criterios sobre:
Métodos deorganización de los fondos documentales
Sistemas de codificación y clasificación usados dentro de la Secretaria
La creación de mecanismos de acción que propenden a la conservación documental
Elmantenimiento y seguridad de los fondos documentales.
Realizar el análisis de documentos, procedencia, contenidos y custodia.
Definir las unidades y el sistema de almacenamiento.
Creación y prestación delos servicios del Archivo.
Establecer la normatividad y procesos de uso de la documentación en custodia.
Rediseño de Servicios de información.
Creación de nuevos servicios:
Capacitación alpersonal de la Secretaria en cuanto al manejo, organización y control de la documentación que a diario manejan.
Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:
La Elaboración denuevos formatos de usos dentro de la Secretaria.
La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación documental.
La definición de la Información contenida en los formatos y su uso.Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:
La definición de la Información contenida en los nuevos formatos y su uso.
La disposición final del documento.
La definición de uso,...