Organización De Viajes

ORGANIZACIÓN DE VIAJES

ORGANIZACIÓN DE VIAJES NACIONALES E INTERNACIONALES

Con seguridad en más de una oportunidad tu familia ha planificado algunas vacaciones, para lo cual tus padres han tenido que realizar ciertos trámites como reservar pasajes con tiempo, alojamiento, etc. La misma situación sucede en la empresa, con la diferencia que existe una persona responsable de organizar yplanificar todas estas actividades. ¿Puedes adivinar quien es esa persona? Tal como lo estas pensando: el secretario (a).

Es posible que tu jefe tenga que efectuar viajes de negocios con frecuencia por el país, ocasionalmente al extranjero. En cualquiera de los casos una de las preocupaciones del secretario (a) será asegurarse de que la visita se efectúe sin ningún tipo de inconvenientes.

Por lomencionado anteriormente, cada vez que tu jefe deba viajar, deberás tener presente lo siguiente:

* Conversar y planificar el viaje con tu jefe, para que tengas una idea clara de lo que necesita.
* Elaborar un itinerario que le permita enfrentarse con facilidad a sus compromisos.
* Hacer todas las reservas necesarias de automóviles, aviones y hoteles.
* Asegurarse de que tienetoda la documentación e información necesaria para el viaje, así como sus documentos personales al día.
* Cerciorarte de que has llevado a cabo las acciones adecuadas para que sus actividades no se detengan en su ausencia.

ORGANIZACIÓN DEL ITINERARIO

Un Itinerario es un documento de trabajo en el que se determina el plan de viaje, detallando principalmente los siguientes puntos:

*Horarios (salidas, llegada, duración del viaje, estada, etc.)
* Forma de viajar
* Localización
* Citas
* Reservas
* Personas o empresas con las que hay que contactarse (Incluyendo número de teléfono)

La extensión del Itinerario dependerá de:

* Duración del viaje
* Lugar de destino

Si el viaje es corto, el itinerario será un documento pequeño, por el contrario si elviaje es el extranjero y durara varios días, el itinerario podría ocupar varias páginas.

En ambos casos debes procurar que la información esté señalada en forma clara y precisa.

Al confeccionar este documento debes tener presente lo siguiente:
* Uno o dos ejemplares serán para tu jefe mientras este fuera
* Un ejemplar para ti, ya que así sabrás donde localizarlo en todo momento, encaso que tengas que contactarte con él.
* Una copia para el archivo.

Puede que necesites otras copias, para superiores u otros miembros de la organización.

Ejemplo de itinerario:

La Sra. María Angélica Pinto Rodríguez Gerente de AVON, realizará un viaje de negocios a México, específicamente a Guadalajara y Monterrey.

Planificación del viaje:

Lo primero que debes conocer paraplanificar el viaje es el objetivo de la visita para saber con exactitud:
* Cuál es el propósito de la visita
* El lugar de destino
* Cuánto tiempo estará afuera
* Qué información necesita llevar
* Necesita reservaciones

Clasificación de los viajes:

a) Viajes rutinarios: Son aquellos que están programados y que se realizan cada cierto tiempo. Después de la primera visita,tendrás la información necesaria para la programación de las restantes.

b) Viajes especiales: Como se trata de alguna situación especial, deberás prepararlo cuidadosamente. Si tu jefe te entrega un pequeño resumen, será interesante que prepares una agenda de viaje, la que incluye la información necesaria para preparar el itinerario y hacer las reservas apropiadas.

También será útil tenerconocimientos de las preferencias de tu jefe respecto a:

* Ubicación en el medio de transporte
* Tipo de habitaciones
* Asiento de no fumador
* Dieta especial

PUNTOS Y CONTACTOS IMPORTANTES

Cuando preparas un itinerario, encontrarás que unos puntos son más importantes que otros, por lo tanto todas las citas tendrás que organizarlas alrededor de ellos. Con frecuencia estas...