Organización Documental
Páginas: 8 (1936 palabras)
Publicado: 22 de octubre de 2011
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
PRESENTADO POR:
MAURICIO CORTEZ
PRESENTADO A:
CARLOS ORTEGA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CENTRO DE DERARROLLO AGROEMPREARIAL
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
ACTIVIDAD DE REFUERZO NO 3.
CAJICA- 29 DE AGOSTO DE 2011
INTRODUCCIÓN
La organización documental es uno de los elementos más representativos del archivo que busca el interésde mantener la privacidad del contenido de los documentos así impidiendo la desorganización de los archivos, si este elemento no representara gran valor, no se impediría la desorganización que es fuente de corrupción por no representar un servicio al publico, tal cosa que impide el conocimiento de los hechos realizados por la población.
El contenido se forma mediante un cuadro estructurado pararepresentar la importancia de la organización documental, redactando cada uno de los procesos de clasificación, ordenación y descripción que son indispensables uno tras otro para garantizar la conservación y el transcurso de los documentos cuando sean solicitados. Además se conoce los requisitos generales realizar cada una de las actividades. El tema nace desde la clasificación de los documentoshasta la utilización de instrumentos de redacción para estar en contacto con el usuario. La organización documental se limita mediante el uso de la Tabla de Retención documental que es el instrumento más conveniente para la empresa y tiene como objetivo dirigir y controlar los procesos de cada una de la dependencia.
La organización documental tiene uso exclusivo de instrumentos como tabla declasificación documental, guías, inventarios, índices, y catálogos que son instrumento instructivo que evita la pérdida del orden original de un fondo.
| Servicio Nacional de Aprendizaje SenaCentro de desarrollo agroempresarial-CajicáAdministración documental | FECHA:29 de agosto de 2011PAGINAS. 1 de 5 |
| PRCEDIMIENTOS: Clasificación, organización y descripción documental | |
Proceso:Organización documental | Subproceso: implementación de una organización documental |
-------------------------------------------------
OBJETIVO: Esta norma define los procedimientos que permitir la localización del acceso de la información requerida, con exactitud y oportuna, desde la agrupación de las secciones hasta las unidades documentales que estén de acuerdo con la ordenación de latabla de retención documental y ordenar documentos siguiendo la secuencia del orden natural para no perder su orden original, garantizado por un sistema de organización técnico y eficiente, de manera que con su aplicación, este se pueda alcanzar.
-------------------------------------------------
ALCANCE:
-------------------------------------------------
Este procedimiento se genera para aplicarla TRD en todas las oficinas de productoras de documentos, y comienza desde el reconocimiento de las dependencias y terminan hasta la debida ubicación de las unidades documentales, garantizando la conservación y el transcurso de los documentos.
-------------------------------------------------
DEFINICIONES:
-------------------------------------------------
1. Clasificación documental: Fasedel proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series
-------------------------------------------------
y/o asuntos).
-------------------------------------------------
2. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por lacual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
-------------------------------------------------
3. Foliación: Acto de enumerar las hojas.
-------------------------------------------------
4. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en...
PRESENTADO POR:
MAURICIO CORTEZ
PRESENTADO A:
CARLOS ORTEGA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CENTRO DE DERARROLLO AGROEMPREARIAL
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
ACTIVIDAD DE REFUERZO NO 3.
CAJICA- 29 DE AGOSTO DE 2011
INTRODUCCIÓN
La organización documental es uno de los elementos más representativos del archivo que busca el interésde mantener la privacidad del contenido de los documentos así impidiendo la desorganización de los archivos, si este elemento no representara gran valor, no se impediría la desorganización que es fuente de corrupción por no representar un servicio al publico, tal cosa que impide el conocimiento de los hechos realizados por la población.
El contenido se forma mediante un cuadro estructurado pararepresentar la importancia de la organización documental, redactando cada uno de los procesos de clasificación, ordenación y descripción que son indispensables uno tras otro para garantizar la conservación y el transcurso de los documentos cuando sean solicitados. Además se conoce los requisitos generales realizar cada una de las actividades. El tema nace desde la clasificación de los documentoshasta la utilización de instrumentos de redacción para estar en contacto con el usuario. La organización documental se limita mediante el uso de la Tabla de Retención documental que es el instrumento más conveniente para la empresa y tiene como objetivo dirigir y controlar los procesos de cada una de la dependencia.
La organización documental tiene uso exclusivo de instrumentos como tabla declasificación documental, guías, inventarios, índices, y catálogos que son instrumento instructivo que evita la pérdida del orden original de un fondo.
| Servicio Nacional de Aprendizaje SenaCentro de desarrollo agroempresarial-CajicáAdministración documental | FECHA:29 de agosto de 2011PAGINAS. 1 de 5 |
| PRCEDIMIENTOS: Clasificación, organización y descripción documental | |
Proceso:Organización documental | Subproceso: implementación de una organización documental |
-------------------------------------------------
OBJETIVO: Esta norma define los procedimientos que permitir la localización del acceso de la información requerida, con exactitud y oportuna, desde la agrupación de las secciones hasta las unidades documentales que estén de acuerdo con la ordenación de latabla de retención documental y ordenar documentos siguiendo la secuencia del orden natural para no perder su orden original, garantizado por un sistema de organización técnico y eficiente, de manera que con su aplicación, este se pueda alcanzar.
-------------------------------------------------
ALCANCE:
-------------------------------------------------
Este procedimiento se genera para aplicarla TRD en todas las oficinas de productoras de documentos, y comienza desde el reconocimiento de las dependencias y terminan hasta la debida ubicación de las unidades documentales, garantizando la conservación y el transcurso de los documentos.
-------------------------------------------------
DEFINICIONES:
-------------------------------------------------
1. Clasificación documental: Fasedel proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series
-------------------------------------------------
y/o asuntos).
-------------------------------------------------
2. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por lacual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
-------------------------------------------------
3. Foliación: Acto de enumerar las hojas.
-------------------------------------------------
4. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en...
Leer documento completo
Regístrate para leer el documento completo.