Organización Y Metodos Adm

METODOLOGÍA DE LOS PROCESOS DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO


Organización y sistemas

Es un conjunto de técnicas e instrumentos que permiten analizar y diseñar la estructura y operativa de una organización para asegurar su mejoramiento y su adaptación a la realidad, apuntando al cumplimiento eficiente de los objetivos de la empresa.

Dicho conjunto es integrado por diferentes técnicas yutiliza varios instrumentos:
1. Técnica para el análisis y diseño de las estructuras organizativas, se utiliza como instrumento el organigrama y el manual de organización.
2. Técnica para el análisis y diseño del trabajo, utiliza como instrumentos las listas de actividades y el cuadro de distribución del trabajo.
3. Técnica para el análisis y diseño de procedimientos, utiliza como instrumentos elcursograma y el manual de procedimientos.
4. Técnica para el análisis y diseño de portadores de información.
5. Técnica para el análisis de la disposición espacial, utiliza como instrumento el plano de disposición espacial.

De acuerdo con su objeto Organización y Sistemas es una función de apoyo y en particular, una función de asesoría, en muchos casos la función es asignada a consultoresexternos y en otros las empresas crean unidades especializadas asignando la función a asesores internos. Esto plantea una cuestión muy debatida respecto a cuándo y cómo usar a cada uno de la manera más eficaz.

El Analista de Organización y Sistemas

Un punto importante es definir el perfil profesional de O Y S, ya sea que actúe como asesor interno o como consultor externo. Los requisitosespecíficos pueden definirse considerando las tareas que debe desarrollar durante los estudios de mejoramiento administrativo. Los requisitos pueden ser clasificados de esta manera:
• Capacitación; específica en la metodología y técnicas de mejoramiento administrativo y en áreas afines como administración general y sistemas computacionales.
• Experiencia; en proyectos de reorganización oracionalización administrativa.
• Cualidades y aptitudes personales; capacidad de análisis crítico, capacidad de razonamiento lógico, capacidad de ordenamiento y sistematización de datos e información, en el relevamiento, análisis, elaboración de informes, seguimiento y evaluación de resultados. Desarrollo de la creatividad e innovación, capacidad para trabajar en equipo, capacidad para vender ideas,capacidad para ganarse la confianza de los demás a través de la eficacia de los trabajos realizado. Adaptabilidad y apertura a los cambios, capacidad para asumir riesgos, flexibilidad, independencia de criterios, capacidad de negociación para la solución de conflictos. Formación y actualización permanente, y el reconocimiento de que la formación no es todo.


Alguna de las razones que con másfrecuencia determinan la decisión de las empresas de promover cambios organizacionales son: estructuras no adecuadas al crecimiento empresarial, conflicto en las relaciones entre órganos, quejas manifestadas por los clientes, deficiente programación del trabajo, carencias en la información disponible, atrasos reiterados en las tareas, inadecuada distribución del trabajo, costos elevados odesproporcionados, necesidades de actualización tecnológica, errores frecuentes en la ejecución de operaciones, procedimientos engorrosos y lentos, inexistencia de controles o fallas en los mismo, insatisfacción del personal,etc.



Metodología de los estudios de Organización y Sistemas

Es el procedimiento sistemático y ordenado a seguir para desarrollar estudios de mejoramiento administrativo, y constade seis etapas:

1. PREPARACIÓN DEL ESTUDIO; esta etapa comprende tres fases:
• Definición del objetivo; para conocer los motivos que determinaron la decisión de realizar el estudio se desarrollan entrevistas personales con la Dirección de la empresa, en las cuales se busca obtener información suficiente que permita al Analista conocer cuál es el problema y de donde proviene, cuál es...