organización y sistemas


UNIDAD V: Manuales administrativos y de Procedimientos






Objetivo docente: Analizar la organización y determinar las necesidades organizativas más relevantes para hacer las recomendaciones pertinentes a la autoridad competente a fin de contribuir a mejores resultados de la organización.

Contenido de la Unidad:

5.1 Generalidades de los manuales administrativos.
5.2 Proceso deelaboración de Manual de Organización.
5.3 Técnicas administrativas en la elaboración del Manual de Organización.
5.4 Definición, Clasificación y elaboración de organigramas.
5.5 Descripción de funciones
5.6 Características generales del Manual de Procedimientos.
5.7 Fases del proceso de Manual de procedimientos y fuentes de información.
5.8 Técnicas de investigación que se aplican al manualde procedimientos.













5.6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Objetivo(s) de los procedimientos: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos: Esfera de acción que cubren los procedimientos.

Responsables: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquierade sus fases.

Políticas o normas de operación: En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidades de las distintas instancias que participan en los procedimientos.

Concepto(s): Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por susignificado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

Procedimiento (descripción de las operaciones): Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué y cuántotiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.

Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar lasoperaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.

En el siguiente formato se incluye un instructivo para el llenado de la descripción de operaciones.





Formularios o impresos: Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En ladescripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

Diagramas de flujo: Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde semuestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso.Los diagramas presentados en forma sencilla y accesible en el manual, brindan una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, esaconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

Glosario de términos: Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.

5.7 PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

1. Diseño del proyecto

La tarea de preparar manuales...