Organizacion administrativa

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA:
Para la realización perfecta de un servicio de Banquete vamos a exponer una organización cuyo engranaje debe montarse con el fin de que, en su momento se pueda hacer frente a todo tipo de servicios o banquetes, de forma que estos se lleven a cabo sin una sola falta de organización y hagan que el cliente encuentre todo, según era su deseo. La organizaciónadministrativa de este servicio requiere una especial atención a un sistema de archivos y formatos, ya que estos facilitaran un control exacto de todo cuanto deba hacerse.
Cada tipo de evento tiene sus particularidades y los clientes vendrán con necesidades diferentes. Es importante tener claro qué tipo de eventos llevaremos a cabo en nuestras instalaciones ya que éstas podrán limitar los tipos de eventosque se puedan organizar.
Es importantísimo tener controlados los más mínimos detalles de un servicio, desde el primer contacto con el cliente hasta la realización del mismo. Los formatos a utilizarse por el orden que se precisan son los siguientes:
A) RESERVAS DE SALONES:
Se trata de un formulario con la fecha y con unos cuadros donde consta el nombre de cada salón. Finalizada la visita delcliente bien haya sido personal o telefónica, tentativa o definitiva, se anotará la reserva en este libro que tiene como objetivo tener constancia de los salones ocupados para que en ningún caso puedan venderse un “Salón dos veces”, lo cual acarrearía un gran problema de difícil solución. En cada casilla del formulario se deben apuntar los siguientes conceptos:
• Salón
• Fecha en que seregistra la reserva.
• Nombre del cliente
• Domicilio
• Teléfono
• Tipo de Banquete
• Hora
• Número de personas
• Observaciones.
Las anotaciones en este libro deberán hacerse siempre con lápiz, con el fin de poderlas borrar en caso de cancelación. Las cancelaciones deberán hacerse constar en la correspondiente, con el fin de que, quede constancia de lo que se haborrado o cancelado.
Cuando un cliente solicita un servicio una fecha determinada y los salones están todos comprometidos pero no confirmados, antes de dar una negativa, el responsable de banquetes deberá ponerse en contacto con el cliente que tenga hecha la reserva para recordarle que la tiene y ver si puede confirmarla. Esto deberá hacerse con tacto, pues el cliente puede molestarse y perder eseservicio, por ésta razón no debe llamarse a un cliente cuya visita sea muy reciente, sino que por el contrario, decirle al nuevo cliente que pasados algunos días se tratará de solucionar la forma de darle un salón.
B) PRESUPUESTO DE BANQUETE - ORDEN DE SERVICIO:
- Presupuesto del evento: es el formulario donde se detallan todas las especificaciones del banquete, el tipo de menú, la cantidad depersonas, y datos personales de la persona que hace la solicitud, etc.
La organización de servicios confirmados deberá llevarse a cabo dos (2) días antes de su realización con el fin de coordinar con tiempo, todos los departamentos que tengan que ver algo con el servicio, y que queden enterados y puedan preparar lo que les corresponda hacer.
Al confeccionar esta orden se tendrá especial cuidado enque figuren bien claramente todos los detalles del servicio, añadiendo los apéndices necesarios que puedan concernir a cada departamento. A parte del día, hora, número de personas, y demás datos del evento a realizar en la orden de servicio deben figurar:
• Menú: Especificando el nombre de cada plato, bebidas y aperitivos. Los menús pueden ser de: Coffee Breaks, Desayunos, Almuerzos, Cenas oBocadillos.
• Forma en que se ha de realizar cada servicio y montaje.
• Observaciones a cocina y pastelería sobre la forma en que se servirá, y si es necesario la forma en que debe prepararse cada plato.
Los apéndices pueden ir dirigidos como observaciones a los siguientes departamentos, que son los que usualmente colaboran de una forma más directa con el departamento de Banquetes, y por regla...