Organizacion de archivo

Documento de archivo

Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.

Particularidades definitorias de los documentos de archivo:
1. Dan testimonio de un acto administrativo, con una función. Son el resultadonatural de esa actividad.
2. Tienen un carácter seriado, único, objetivo y exclusivo.

Valor del documento de archivo
* Valor primario: desde que se crea, sirve como garantía o prueba de algo (da testimonio). Este es el valor administrativo o legal. El valor administrativo se pierde con el paso del tiempo.
* Valor secundario: también desde su creación, tiene la posibilidad de ser fuentede investigación histórica. Este valor es más consistente como documento.
Características
* Externas (su aspecto formal):
* Soporte.
* Formato
* Signos especiales y visibles.
* Forma
* Internas (definitorias del contenido)
* Origen funcional
* Lengua empleada
* Autor y destinatario
* Formulario y cláusula
* Fecha y lugar* Contenido y mensaje

DOCUMENTO: concepto y tipología.
a) Concepto de documento:
Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este sería el Concepto general de documento.
La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguajenatural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos.
Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.
Tendrán la consideración de documento públicoadministrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de documentos públicos o privados.
Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia deque sean auténticas.
El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás documentos aunque con algunas salvedades:
* En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí.
* La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya preestablecidos onormalizados;
* Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento.

LA ORDENACIÓN:
En el trabajo archivístico, una vez que hemos establecido la clasificación de los documentos de un fondo o de una sección, atendiendo a los órganos o funciones de la entidad productora, deberemos proceder a fijar el orden de los documentos integrados en las distintas series documentales. Un documentodeterminado, dentro de su serie, tendrá una localización determinada con relación a los otros.

 Tipos de ordenación:
Los diversos tipos de ordenación que existen están en función de la unidad-orden elegida para determinar dicha ordenación. Las unidades de orden y los tipos de ordenación son los siguientes:
* Si se elige como unidad la fecha de los documentos, tendremos la ordenacióncronológica.
* Si se ordena utilizando una palabra que pueda identificar a cada documento, tendremos la ordenación alfabética.
* Si se elige un número como unidad-orden, estaremos ante la ordenación numérica.

 Operaciones relacionadas con la ordenación:
Se trata de una serie de trabajos que normalmente se realizan, o la mayor parte de ellos, conjuntamente con la propia ordenación documental:...