ORGANIZACION DE ARCHIVOS

ORGANIZACION DE ARCHIVOS

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos para la organización de documentos, sean estos transferidos o no al archivo central de cada departamento de la empresa.

2.ALCANCE

Aplica a todos los documentos tramitados en los diferentes departamentos de la empresa.

3. DESCRIPCION Y CONTENIDO DE LA GUÍA

3.1 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

3.1.1 Identificaciónde carpetas

• Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, la información general será:

 Comercial:Rotulo Verde Nombre del cliente o proveedor.
 Administrativo y Contable: Rotulo azul
 Recursos Humanos : Rotulo Blanco
 Importación: Rotulo Rojo

• El CGD estableció que no es necesario lafoliación de los documentos, por tal motivo para los soportes distintos al papel (casetes, discos digitales, CD’s, disquetes, videos, etc.) se deja constancia de su existencia, ubicación y aldepartamento administrativo a que pertenece relacionándolo en a la que pertenecen, en el área de notas del inventario.

• Para evitar deterioro físico de la documentación, en cada expediente se debeconservar un máximo de 200 folios, sin embargo esto dependerá del gramaje del papel y del tipo de carpeta.

3.1.2 Organización de Carpetas

• La ubicación física de los documentos se hará de talmanera que la fecha más reciente de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más antigua se encontrará al final de la misma.

• Cada historia laboral sedebe identificar, marcar y organizar según lo dispuesto por el CGD Y cronológicamente, de tal forma que permita su ubicación y recuperación eficaz.




• En el caso de las historias laborales, sedeben tener en cuenta los conceptos que aplique a la necesidad de la empresa, por ser privada y no publica, en las Circulares No. 004 de 2.003 y No. 012 de 2.004 del el Archivo General de la...