Organizacion de archivos

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Muy a menudo y en todas partes, los archivos presentan inconvenientes que se relacionan con el poco personal existente, la escasa capacitación del mismo, localesinadecuados, deficiencia logística, abultada documentación y un flujo insuficiente de documentos.
Al hacernos cargo de un archivo que se encuentra desorganizado, debemos tener en cuenta los siguientes pasos:* Revisar el organigrama de la institución, lo cual nos permitirá conocer sus divisiones o secciones internas particulares: alta dirección, órganos de línea, órganos de asesoramiento, órganos deapoyo, etc.; así como gerencias, sub-gerencias, jefaturas, entre otras.
* Informarnos acerca de la historia de la Municipalidad (fecha de creación, antigüedad de las dependencias, variaciones enlas funciones institucionales, etc.)
* Revisaremos los documentos de gestión institucional (ROF, MOF, TUPA, directivas internas, y demás.)
* Respetar el origen y la forma cómo han sidodispuestos originalmente los documentos.
Es importante elaborar un diagnóstico situacional que nos permita conocer la realidad de nuestro archivo, previa evaluación de las condiciones de infraestructura,volumen y características de la documentación y personal, etc.
Finalmente, por Ley, es función archivística la gestión de documentos desde su elaboración hasta su eliminación o conservación permanente,de acuerdo a su ciclo vital.
LA ORDENACIÓN
En el trabajo archivístico, una vez que hemos establecido la clasificación de los documentos de un fondo o de una sección, atendiendo a los órganos ofunciones de la entidad productora, deberemos proceder a fijar el orden de los documentos integrados en las distintas series documentales. Un documento determinado, dentro de su serie, tendrá unalocalización determinada con relación a los otros.
TIPOS DE ORDENACIÓN
Los diversos tipos de ordenación que existen están en función de la unidad-orden elegida para determinar dicha ordenación.
Las...