Organizacion de eventos deportivos

Organización De Eventos Deportivos

En toda organización de “eventos” aun los deportivos se debe tomar siempre en cuenta el círculo organizacional (conocido también como plano organizacional) donde marca 4 elementos esenciales para una mejor logística del evento estos son:

1. Planeación

2. Organización

3. Ejecución

4. Evaluación

Cada uno de estos elementoscumple con unas funciones independientes que se deben cumplir en su totalidad antes de pasar al siguiente nivel empezando por:

1.- Planeación

La planeación de cumplir con los siguientes requisitos:

• Que vamos hacer: el tipo de evento a realizar y sus características.
• Nombre del evento: debe ser atractivo al participante
• Cuando lo vamos hacer: fecha y hora del evento• Donde lo vamos hacer: lugar que reúna las características del evento.
En este nivel participan todos los integrantes del comité organizador y en una junta técnica se deben de reunir la mayoría de los elementos, lo más importante es que se verifique los datos para que no interfiera con otros eventos de suma importancia.

2.- Organización:

Formación de las siguientes comisionesy otorgar responsabilidades a cada una todas deberán de trabajar al mismo tiempo y ajustarse al ritmo de los demás.

❖ Equipo de promoción:
Ellos son los responsables de informar y promocionar el evento en todos sus niveles como:
• Hacer convocatoria (checar anexo pagina 5)
• Rueda de prensa
• Posters
• Volantes
• Mantas
• Información virtual
•Trípticos
• Cartas de invitación a profesionales
• Junta previa
❖ Equipo de administración:
Ellos son los responsables del:
o manejo de los ingresos y egresos monetarios
o convenio con patrocinadores
o solicitud de permisos
o convenios con autoridades municipales, estatales y federales.
o control de inscripciones
o venta de espacios comerciales
oetc.
❖ Equipo de Necesidades: este es el equipo mas grande
Ellos son los responsables de conseguir y tener listo:
▪ Material deportivo
▪ Instalaciones
▪ Premiación (trofeos y medallas)
▪ Jueces o árbitros
▪ Todo el equipo necesario para rueda de prensa
▪ Equipo de audio y video
▪ Abastecimientos
▪ Pódium de premiación
▪ Todo el equipo necesariopara junta previa
▪ Logística de las rutas
▪ Personal de apoyo (voluntarios)
▪ Souvenir’s o artículos promocionales
▪ Números
▪ Papelería
▪ Uniformes para el comité organizador
▪ Uniformes para voluntarios y jueces
▪ En pocas palabras todo lo que necesita antes y durante el evento.

Todos culminan sus funciones en la junta previa.

3.- Ejecución delevento.

En este se crean nuevos equipos de trabajo y uno continua con la función anterior quedando de la siguiente forma.
➢ Equipo de autoridades y supervisión:
▪ Autoridad responsable de ruta ( en el caso de triatlón una autoridad por cada disciplina y zona de transición)
▪ Jefe de jueces
▪ Supervisores de ruta ( revisa la seguridad de la misma)
▪ Supervisor deabastecimientos
▪ Supervisor de personal de apoyo y voluntarios
▪ Jefe de comunicación
▪ Jefe de seguridad
▪ Responsables servicio medico
➢ Equipo informativo y control:
o Tiempos y resultados
o Descalificaciones
o Premiación
o Maestro de ceremonias
o Información a prensa
o Jueces de ruta
o Control de atletas
o Oficialía mayor
o Marcaje deatletas
o Fotógrafo
o Edecanes
o Entrega de medallas
o Etc.
➢ Equipo necesidades:
✓ Instalación de manta de salida y meta
✓ Pistola de salida, fulminantes, y listón de llegada
✓ Señalización
✓ Equipo de sonido
✓ Zona de transición
✓ Zona de servicio medico
✓ Zona de premiación
✓ Zona de recuperación
✓ Material deportivo...