Organizacion De Eventos

Organización de eventos
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.
Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento , es la de realizar el presupuesto y el cronograma, la selección y reserva delespacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.
• Objetivos o Pregunta al patrocinador cuál es la auténtica razón por la que quiere organizar el evento, porque ha de estar muy clara antes de emprender la fase de planificación –muchoseventos fracasan debido a unos objetivos mal definidos–. Pregubtarse si es realmente necesario, ya que es posible que haya una manera más barata pero igualmente eficaz de llegar al público beneficiario.
• Comité de planificación y el papel del coordinador: Constituye un comité de planificación, que debe incluir al patrocinador o a su representante, además de representantes de todos los implicados(entidades, instituciones, público beneficiario, etc.). Nombrar como miembros del comité a personas que estén acostumbradas al trabajo en equipo y autorizadas para tomar decisiones; y recuerda: "cuanto más, mejor" no es cierto en cuanto a comités de planificación. Nombrar un coordinador que, si procede, esté autorizado para tomar decisiones. A fin de controlar gastos, el coordinador debe ser laúnica persona autorizada para ordenar pagos.
• Público beneficiario: Determinar con precisión cuál es el público beneficiario y, si se desconocen sus necesidades reales, identifícarlas mediante una encuesta. Investigar lo que están haciendo competidores directos o asociaciones similares para identificar las tendencias actuales y, consiguientemente, cualquier desequilibrio en la demanda. Si esimportante llegar a un público lo más amplio posible, estudiar la posibilidad de organizar un evento multidisciplinario, incluir vídeo conferencias o utilizar la difusión por Internet.
• Presupuesto: Basar el presupuesto en las estadísticas de experiencias anteriores, de ser posible. o Fijar un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto es crucial porque los recursosfinancieros disponibles influirán directamente en las otras decisiones que habrá que tomar. Determinar quiénes entre el patrocinador y los participantes van a asumir cada capítulo de gastos o Si se prevén beneficios o cubrir los gastos, identificar todas las fuentes de ingresos. Estudiar todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo de cobertura del seguro vas a necesitar, además deresponsabilidad civil, que es imprescindible.
• Formato y duración: Decidir qué formato se adapta mejor al público beneficiario. Al establecer la duración del evento, ser realista.
• Asistencia prevista: Al calcular la asistencia prevista, no dejarse llevar por el optimismo. Si no hay estadísticas disponibles de experiencias anteriores, realizar investigaciones sobre el mercado o una encuesta (a pesar deser caro y laborioso, puede ahorrarse mucho dinero y estrés a la larga). Decidir si va a invitarse a conferenciantes y/o personalidades, y comprobar si van a necesitar un intérprete. Calcular la cantidad de personal que va a necesitarse durante el evento y si va a utilizar a la propia plantilla o a trabajadores ocasionales. Tener en cuenta que los eventos de envergadura, o aquéllos en los queparticipan personalidades, exigirán medidas de seguridad. Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad.
• Programación: Si el evento es de envergadura, organizarlo con al menos 12 meses de antelación. Ser flexible en cuanto a las fechas de celebración; si el presupuesto es ajustado, tendrán que negociarse las tarifas más económicas para el alojamiento, billetes de avión...