Organizacion de eventos

EVENTO
Es un suceso importante y programado, el cual está motivado por la celebración de algún acontecimiento o por la divulgación de algún hecho trascendente. Es una reunión planificada, de carácter público o privado, que suele realizarse en el contexto de una organización o en el entorno de una persona o de un grupo para compartir alguna circunstancia especial. Puede ser de índole: social,académica, artística o deportiva. El evento busca proporcionar a aquellos que participan de él, una experiencia placentera que llene plenamente las expectativas que le dieron origen.
Eso significa que: Como todo proceso, tiene un principio, un medio y un final. Se hace con un propósito Su realización tiene un costo. Alguien debe planificarlo, organizarlo y llevarlo a cabo como toda actividad, unevento involucra 5 variables fundamentales:
Tiempo
Espacio
Personas
Materiales
Dinero
Son esas cinco variables las que el organizador (diseñador, asesor) debe administrar para incrementar la probabilidad de éxito, es decir, la calidad de la experiencia que tendrán las personas que participan en el evento.

CLASIFICACION
Debido al gran número de tiposde eventos que se pueden dar, es a veces importante clasificarlos. Una clasificación
POR EL NÚMERO DE PARTICIPANTES POR EL LUGAR POR EL PROPIO SITIO POR LA ACTIVIDAD POR LA PARTICIPACIÓN
Reuniones Al aire libre Privada Cultural Gratuita
Deportiva
Congresos Bajo Techo Comercial Social Paga
Política
Convenciones Beneficencia
InformativaORGANIZACIÓN DE EVENTOS
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos) , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.
Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento , es la de realizar el presupuesto y el cronograma), la selección y reserva del espacioen el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.
Antes de iniciar la coordinación y organización de un evento determinado es necesario tener en claro los siguientes aspectos:
Se hace una clara definición del por qué los objetivos,comité de planificación y el papel del coordinador, público beneficiario, presupuesto, formato y duración, asistencia prevista, programación, y lugar de la celebración. Dependiendo del tipo de evento, también puede formar parte de la gestión: el desarrollo de una línea temática, el registro previo y la acreditación de los participantes, la coordinación de los oradores o conferencistas, la decoracióndel lugar, mobiliario, equipamiento audio-visual, entoldados, servicio de seguridad, baños portátiles, planes de contingencia y de evacuación, servicios médicos y limpieza.
Objetivos: son el por qué y el para qué del evento. Deben ser claros y posibles de alcanzar. Un vez se establecen los objetivos se determinan la importancia que revestirá el acontecimiento y la proyección que se desea darley con estos datos se podrá definir el perfil de los invitados
Decidir si el evento vale la pena: Es la auténtica razón por la que quiere organizar el evento, porque ha de estar muy clara antes de emprender la fase de planificación.
Los eventos pueden representar mucho trabajo y ser muy costosos. Si el objetivo del mismo es recaudar fondos, es necesario preguntarse: ¿El evento representaráun gasto económico mayor que los fondos que recaudará?
Papel del coordinador, Anfitrión o comité organizador: Nombra un coordinador que, si procede, esté autorizado para tomar decisiones. O A fin de controlar gastos y precisar detalles. Es aquella persona o grupo de personas-que hace posible que todos los factores se reúnan en un todo armónico para alcanzar el objetivo.
El Organizador: Es...