Organizacion De Eventos

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS



Se entiende por organización de evento al conjunto de acontecimientos susceptibles de ser planificados y ejecutados que se produce en distintas áreas: económico, social, cultural o científico.

La organización de un evento pasa por diversas fases. La estrategia de información y documentación definida para el evento ha de prever las necesidades de información de laorganización y/o de los agentes externos al evento (patrocinadores, medios de comunicación, público en general) y diseñar sus sistemas de información teniendo en cuenta las necesidades específicas para cada fase.

ETAPAS DE UN EVENTO

Para llevar adelante un evento es necesario cumplir con las siguientes etapas:

PLANIFICACION: Se refiere a planear el evento conjuntamente con otro quepudiera generarse para el periodo considerado

PROGRAMACION: Se refiere a la determinación de los aspectos y actividades específicas que se derivan del evento planeado

ORGANIZACIÓN: Se refiere esta función al hecho concreto de lograr, buscar y obtener los recursos humanos, técnicos, humanos, insumos que se requieren para hacer realidad el evento programado.

CLASIFICACION DE EVENTOS



Loseventos pueden clasificarse:

1. De acuerdo con la naturaleza del evento:

• Culturales

• Deportivos

• Políticos

• Sociales

• Educativos

• Científicos

• Comerciales

• Tecnológicos

• Recreativos

• Mixto

2. De acuerdo con el grado de exclusividad:

• Públicos

• Privados

3. De acuerdo con el alcance y magnitud del mismo

• Mundial

• Internacional

•Nacional

• Regional

• Municipal

4. De acuerdo con el criterio económico

• Autofinanciable

• Subsidiado

5. De acuerdo con la técnica utilizada y el tratamiento de la información:

• Congresos

• Convenciones

• Ferias

• Exposiciones

• Foros

• Talleres

• Seminarios

• Simposios

• Jornadas

• Asambleas

• Conferencias

• Panel

• Reuniones

• Etc.DEFINICION DE OBJETIVOS

Al tener definido el tipo de Plan, es imprescindible el planteamiento de objetivos tanto generales como específicos. El planteamiento de dichos objetivos es necesario debido a que el planificador del evento, asimilándolos, podrá generar diferentes alternativas antes y durante la ejecución del mismo como por ejemplo la generación de un plan B.

Una vez establecido losobjetivos, el paso siguiente es la conformación del equipo de trabajo a través de la asignación de responsables para cada área, basada en la demanda del Evento, identificando a las personas más idóneas para cada puesto.

Coordinación General

Su función es involucrarse en los detalles de la administración y operación antes, durante y después del evento, dirigir a compañeros, motivar y supervisara los coordinadores fomentando la comunicación entre los mismos.

Funciones:

ϖ Realización y desarrollo del evento

ϖ Diseño de programas de seguimiento

ϖ Coordinar y supervisar todas las áreas que intervienen

ϖ Definir lugar y fecha de realización

ϖ Presupuesto general y flujo de dinero

ϖ Definir los medios de comunicación

ϖ Supervisar la seguridad de invitados, expositoresy participantes

ϖ Aprobar programas generales, especiales, difusión, apertura y clausura

ϖ Evaluación del evento

ϖ Elaboración de informe final



Coordinación Técnica

Junto con la coordinación general planifican el desarrollo del evento, su función será identificar y seleccionar el publico meta elaborando mapas de público y prensa, invitaciones, confirmaciones, programas yatender la intervención de ponentes o mesas de trabajo.

Funciones:

ϖ Presentar un plano del lugar donde se realizara el evento detallando la ubicación y función del personal

ϖ Coordinar los equipos y los materiales técnicos

ϖ Creación de un plan de evacuación con los responsables a cargo

ϖ Elaboración de informe final



Coordinación de administración

Su función es la de...