Organizacion De Jornada

ORGANIZACIÓN DE LA JORNADA LABORAL
Para que la jornada laboral sea eficaz, sin que se pierdan horas en actividades repetitivas ni se crucen los trabajos por falta de organización, es prioritario prever las acciones, cuidar la calidad de cada una, racionalizar metódicamente el tiempo y distribuir todas las tareas según un orden lógico. Así evitará tensiones inútiles que a la larga sólo llevaríanal agotamiento físico y mental.
Ante todo, hay que tener en cuenta que una .norma muy importante para una secretaria es que su jornada laboral debe adaptarse siempre a la de su jefe, y que la organización de su propio trabajo depende fundamentalmente de las actividades de él.
Las sugerencias que se presentan a continuación no suponen sino una pequeña guía orientativa de actuación, Seguirlas conmayor o menor fidelidad dependerá en parte del tipo de actividad a que se dedica la empresa y de los hábitos de trabajo de su superior.

Cómo organizarse antes de que llegue el jefe
- Empezar la jornada laboral llegando cinco minutos antes de la hora de entrada.
- Acudir enseguida al despacho del jefe para comprobar si tocio está en orden (los ceniceros vacíos, la mesa limpia y ordenada, laagenda abierta por la página correspondiente y el calendario puesto ai día).
- Retirar y archivar la prensa del día anterior,
- Asegurarse de que la agenda propia coincide con la del jefe.
- Ya en su despacho, disponerlo todo para iniciar la jornada.
- Comprobar que no falta nada para tener completo el material de escritorio y de oficina.
- Confeccionar una lista de las visitas que se esperarecibir durante el día y enviarla a la recepcionista, si la hay en la empresa.

Cuando organice su jomada de trabajo, la secretaria debe racionalizar metódicamente la distribución del tiempo, adaptando su agenda a la de sujete y coordinando de antemano tocias las actividades del día.

El funcionamiento
de la oficina, con especial
atención al orden, depende
en gran medida de la
secretaría.- Si, como es frecuente, es la responsable de abrir el correo del jefe o superior, hacerlo nada más llegar. Leerlo, fecharlo y depositarlo en la bandeja de «entradas» del jefe.
- Ordenar el resto de tareas según su urgencia. La buena secretaria es capaz de establecer prioridades racionalmente, utilizando la lógica ante todo.
- Al regresar del despacho del jefe, tras el primer contacto deldía, la secretaria debe despachar el correo urgente y pasarlo para que se firme antes del mediodía. El resto del correo puede despacharlo en un momento u otro durante la tarde

Cómo organizarse en el transcurso del día
En el ámbito de las actividades de la secretaria consideradas como fundamentales, destacan unas acciones diarias:
- Coordinación del trabajo personal y de equipo: agendas,calendarios y plannings.
- Despacho de la correspondencia y el correo. Fórmulas de envío.
- Comunicaciones de régimen interno y preparación de reuniones.
- Actualización del archivo en cuanto tenga la posibilidad de hacerlo.
-'Organización de las visitas.
- Preparación de viajes de negocios.

Coordinación del trabajo personal y de equipo
La función de la secretaria está íntimamente relacionadacon las tareas de organización, no. sólo respecto a su labor, sino también a la de su jefe.
Para que este aspecto de su labor dé los resultados apetecidos, la secretaria tiene que conocer a fondo los distintos instrumentos existentes destinados a la planificación del trabajo, como son las agendas, los calendarios y los plannings, conocimiento que le permitirá emplearlos- correctamente y obtener deellos todo el rendimiento posible.
Para lograr el máximo fruto de su trabajo, utilizando dichos instrumentos, la secretaria ha de atender a dos requisitos básicos diarios:
- Ordenar las tareas de la jornada, distribuyendo los - cometidos que se deben realizar de acuerdo con un horario predeterminado.
- A continuación, trasladar dicho «plan de trabajo» a la agenda, el planning o cualquier...