Organizacion de un archivo
Páginas: 11 (2732 palabras)
Publicado: 4 de abril de 2011
lunes 16 de noviembre de 2009
PRINCIPIO ORDEN ORIGINAL
“Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales”
El principio de orden original da facilidad en el uso de ladocumentación es decir, localiza mejor los papeles de acuerdo al orden original que se le dio desde el principio en su función administrativa, mientras en el principio de procedencia respetamos los fondos (donde se crearon los documentos), en el orden original se tiene en cuenta la fecha de producción y el orden que se le dio mientras estuvo activo.
Según Antonia Heredia “el principio de orden originallos documentos se producen en un orden secuencial, lógico y natural. Y nos son otra cosa que la consecuencia del fondo”
No se debe confundir este principio, con la ordenación pues son dos cosas diferentes en función de la organización de un Archivo; la ordenación es un sistema en el cual las agrupaciones documentales dándoles un orden alfabético, cronológico, onomástico etc.
Lo importantede este principio de orden original es que permite la secuencia y orden del documento producido por ese fondo, accediendo más fácil a la ordenación de las piezas dentro de las agrupaciones documentales.
Cita tomada del Archivo Central del Ministerio de Cultura del Perù. http://www.minedu.gob.pe/archivocentral/infogen.php Conceptos bàsicos en archivìstica.Procesos tècnicosArchivìsticos.Organziaciòn Documental. 1:30 pm, 13/11/2009.
GARCÌA MARCO, Francisco Javier.Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la archivìstica.Area de Bibliteconomìa y Documentaciòn.Universidad de Zaragosa.1995. Pàg. 93.
Tomado del Acuerdo 027 de 2006, art. Primero en el cual se modifica el uso del glosario de términos Archivísticos.
Heredia, Antonia. Archivística General.Teoría y Práctica. Sevilla, 1991. 5° edición.
Publicado por Joluvafoto en 14:38 0 comentarios
Etiquetas: REPASO
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
LA ORGANIZACIÒN DOCUMENTAL
Donde quiera que comenzó a gestarse una organización administrativa, ésta trajo consigo la creación de documentos y el archivo los recogió" .
Uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas, es el de la perdida deinformación, consecuencia de la mala organización de los documentos.
Cuando el archivista identifica las necesidades de información de una organización, debe iniciar el proceso de tratamiento del fondo documental, analizando la estructura para conocer los documentos que produce.
"las necesidades de información deben determinar las características del tratamiento, y, recíprocamente, la calidad deltratamiento determina el resultado de la recuperación, y la consiguiente satisfacción de esas necesidades" . A continuación, se procede a elaborar un plan de clasificación que consiste en agrupar los documentos de acuerdo a sus características. Existen cuatro posibilidades de clasificar: la clasificación funcional: basada en las funciones de la institución; la clasificación orgánica: basada en suestructuración administrativa interna; la clasificación mixta de carácter funcional estructural: funciones y estructura de la empresa, y la clasificación temática: para clasificar colecciones de materiales desorganizados. Este proceso conlleva a determinar las series, subseries, piezas y a la creación del cuadro de clasificación documental.
Posteriormente se procede a la ordenación que es la disposiciónfísica de los documentos en los depósitos, determinando el criterio por el que se va a ordenar (numérico, cronológico, alfabético o mixto); se continúa con la asignación de una notación de identificación que individualice al documento, y luego se ubica en la instalación física. Luego, se procede a describir los documentos, que consiste en analizarlos, dando como resultado una serie de notas...
PRINCIPIO ORDEN ORIGINAL
“Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales”
El principio de orden original da facilidad en el uso de ladocumentación es decir, localiza mejor los papeles de acuerdo al orden original que se le dio desde el principio en su función administrativa, mientras en el principio de procedencia respetamos los fondos (donde se crearon los documentos), en el orden original se tiene en cuenta la fecha de producción y el orden que se le dio mientras estuvo activo.
Según Antonia Heredia “el principio de orden originallos documentos se producen en un orden secuencial, lógico y natural. Y nos son otra cosa que la consecuencia del fondo”
No se debe confundir este principio, con la ordenación pues son dos cosas diferentes en función de la organización de un Archivo; la ordenación es un sistema en el cual las agrupaciones documentales dándoles un orden alfabético, cronológico, onomástico etc.
Lo importantede este principio de orden original es que permite la secuencia y orden del documento producido por ese fondo, accediendo más fácil a la ordenación de las piezas dentro de las agrupaciones documentales.
Cita tomada del Archivo Central del Ministerio de Cultura del Perù. http://www.minedu.gob.pe/archivocentral/infogen.php Conceptos bàsicos en archivìstica.Procesos tècnicosArchivìsticos.Organziaciòn Documental. 1:30 pm, 13/11/2009.
GARCÌA MARCO, Francisco Javier.Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la archivìstica.Area de Bibliteconomìa y Documentaciòn.Universidad de Zaragosa.1995. Pàg. 93.
Tomado del Acuerdo 027 de 2006, art. Primero en el cual se modifica el uso del glosario de términos Archivísticos.
Heredia, Antonia. Archivística General.Teoría y Práctica. Sevilla, 1991. 5° edición.
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Etiquetas: REPASO
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
LA ORGANIZACIÒN DOCUMENTAL
Donde quiera que comenzó a gestarse una organización administrativa, ésta trajo consigo la creación de documentos y el archivo los recogió" .
Uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas, es el de la perdida deinformación, consecuencia de la mala organización de los documentos.
Cuando el archivista identifica las necesidades de información de una organización, debe iniciar el proceso de tratamiento del fondo documental, analizando la estructura para conocer los documentos que produce.
"las necesidades de información deben determinar las características del tratamiento, y, recíprocamente, la calidad deltratamiento determina el resultado de la recuperación, y la consiguiente satisfacción de esas necesidades" . A continuación, se procede a elaborar un plan de clasificación que consiste en agrupar los documentos de acuerdo a sus características. Existen cuatro posibilidades de clasificar: la clasificación funcional: basada en las funciones de la institución; la clasificación orgánica: basada en suestructuración administrativa interna; la clasificación mixta de carácter funcional estructural: funciones y estructura de la empresa, y la clasificación temática: para clasificar colecciones de materiales desorganizados. Este proceso conlleva a determinar las series, subseries, piezas y a la creación del cuadro de clasificación documental.
Posteriormente se procede a la ordenación que es la disposiciónfísica de los documentos en los depósitos, determinando el criterio por el que se va a ordenar (numérico, cronológico, alfabético o mixto); se continúa con la asignación de una notación de identificación que individualice al documento, y luego se ubica en la instalación física. Luego, se procede a describir los documentos, que consiste en analizarlos, dando como resultado una serie de notas...
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