Organizacion de un arhivo

PROYECTO DE ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO.
1. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL.
Para iniciar un proyecto de organización para un archivo es necesario en un principio poder determinar los conceptos que rigen el mismo, esto para entender el leguaje técnico que lo determina, algunos conceptos rectores son:
En principio es necesario definir que es la Archivística, que de acuerdo con el ConsejoInternacional de Archivos, “es la disciplina que trata los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y de su función, por tanto tiene como objetivo resolver doctrinalmente cómo se forman, se organizan y se conservan los archivos a fin de conseguir economía de espacio en la conservación de los documentos, economía de tiempo en la investigación sobre los documentos, economía de personal en el trabajo ydirección del archivo.”Para realizar el trabajo de conservación de un documento dentro de un archivo, se necesita de una persona encargada y capacitada que realice los principios de conservación de éstos, así como su organización. De manera que el Archivista es el encargado de cuidar con vocación y compromiso el patrimonio documental.
Definido el termino de Archivística, se determinara que es un“archivo”, que de acuerdo con el Consejo Internacional de Archivística (CIA), quien es quien determina las normas para el establecimiento de un archivo, éste, lo define como “el conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y el soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona, física o moral, o por cualquier organismo público o privado en el ejercicio de su actividad,conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades o trasmitidos a instituciones de archivos”. A su vez el “documento” se define como “toda evidencia que contenga una información, de cualquier fecha, forma y soporte material, producido o recibido por cualquier persona física o moral, y por toda institución pública o privada en el ejercicio de su actividad”.
Es importante poderdeterminar los tipos de archivos que existen y poderlos separar y ordenar de acuerdo a su información y estos pueden ser:
De acuerdo con el productor de los documentos.
* Locales: archivos municipales, archivos parroquiales.
* Regionales: archivos estatales.
* Nacionales: Archivo General de la Nación.
* Internacionales: Archivo General de Indias, en Sevilla, Archivo de la ONU.De acuerdo con el soporte de los documentos.
* Audiovisuales.
* Cartográficos.
* Fotográfico.
* De microfilm.
De acuerdo al carácter de la documentación, del sector que la genere.
* Oficiales: Archivos federales, archivos estatales, archivos municipales.
* Particulares: Archivos de asociaciones civiles, archivos sindicales, archivos familiares, archivos industriales.Atendiendo de acuerdo a la información que resguarden.
* Científicos.
* Económicos.
* De arte.
* De salud.
* De educación, etc.
De acuerdo con el Glosario de Términos Archivísticos existen diferentes tipos de archivos de acuerdo con el contenido de éste, los cuales son:
Archivo de Concentración: “Unidad de Archivo encargada del proceso y operaciones para el manejo delos Archivos semi-activos recibe de las oficinas archivos de trámite y los conserva precautoriamente hasta que cumplen su vigencia. Se encarga de enviar la documentación de conservación permanente al Archivo histórico”.
Archivo Electrónico: “Cualquier información registrada de tal forma que solo puede ser procesada mediante computadora y que tiene calidad de documento de Archivo”.
ArchivoHistórico: “Es donde se conservan y custodian permanentemente los documentos más antiguos, que por su importancia pasan a formar parte de la memoria histórica documental del Estado. Los documentos se transforman en testimonio, para la historia e identidad nacional, por lo que su consulta es abierta a investigadores y público en general”.
Archivo Privado: “Colecciones de documentos producidos o...