Organizacion De Un Evento
Acto = Gran Obra de Teatro
Hay Actores (los protagonistas, anfitrión, invitado de honor, personalidades, etc.) Tenemos un Escenario, que habrá que decorar según las circunstancias, iluminación, etc. Diversas funciones que realizar durante todo el acto/evento. Necesidad de RR.HH. (azafatas, protección civil, mantenimiento, etc.). Invitados que hay que acomodar. Medios deComunicación. Etc.
Pasos desde el Pre-Evento hasta el Post-Evento
Fases Organizativas:
Fase del Proyecto. Fase de Preparación y Ejecución. Fase de Valoración.
Fases de la Preparación y Ejecución:
Fase de Tanteo. Fase de Información. Fase de Recopilación Fase de Anteproyecto. Fase de Discusión o Debate Técnico. Fase de Proyecto y Programación. Fase de Organización. Fase de Taquilla. Fase deComunicación Interna y Externa. Fase de Ensayos. Fases de Ejecución. Fase de Valoración.
Fases del Acto/Evento:
Fase de Tanteo:
Momento donde se valora si se hace o no un determinado acto, o dónde y cómo. Incluso es el momento de contrastar con otras instituciones y personalidades externas. Normalmente esta labor o cometido lo lleva directamente el andamiaje político.
Fase de Información:
Esla confirmación de que habrá un evento. Momento para acudir a los colegas para cotejar actos similares de otras instituciones u organismos. Contrastar experiencias.
Fase de Recopilación:
Se está recopilando todo lo necesario para su elaboración. Compendio y selección de todo el material que tenga que ver con el evento. (banderas, relación de familiares, desplazamientos, locales, atriles, etc.Fase de Anteproyecto:
Cuando se tiene información precisa y recopilado el material necesario para la elaboración de dicho acto o evento. Ofrece seguridad al Responsable de Protocolo. Documento general e interno: Cronograma. Croquis. Listado Provisional. Algunas directrices o explicaciones generales sobre el acto.
Fase de Discusión o Debate Técnico:
Especie de anteproyecto que se presenta conmedios informáticos, en la reunión con el organizador y sus colaboradores. (debe ser rápida, debemos dejar que los interesados pregunten, de esa manera sacaremos conclusiones positivas). Tomar nota de las sugerencias. Como las fases anteriores esta es una de las más creativas; podemos diseñar, inventar, y podemos realizar aportaciones personales. Tenemos que acudir muy bien preparados, de esa maneratendremos mucho ganado.
Fase de Proyecto y Programación: Es el documento que los responsables máximos han dado el OK, así como las autoridades principales que pudieran participar en el evento. (casi siempre habrá correcciones a posteriori). Será el Programa Oficial: Cronograma. Listados. Croquis. Documentación Adicional. Libro de Ruta Diseños. Anexos.
Fase deOrganización: Planificación General de todo el evento. Se trata de llevar a cabo a la práctica a lo que se dio el OK en la Fase de Proyecto:
- Listado de Invitados. - Tarjetones de Invitación. - Confirmación de Asistentes. - Asignación de Asientos. - Diseño, Montaje del Escenario. - Megafonía, Sonido. - Espacios Reservados. - Accesos a las Instalaciones. - Zonas deParking. - Check Point o Zona de Información. - Regalos. - Pancartas, Murales. - Banderas, ubicación y Protocolo. - ETC.,.....
Fase de Taquilla: Los responsables de la taquilla también se ocuparan de la elaboración de los listados de invitados, pero siempre bajo la supervisión de los máximos responsables. No se debe invitar a todos los que tenemos en la base dedatos. Ver el medio por el cual se enviaran las invitaciones (correo ordinario, mensajería privada, en mano, etc.). Ir viendo cómo van las Confirmaciones (normalmente se enviaran más invitaciones que asientos, de esa manera tendremos un mayor número de posibilidades de garantizar el pleno).
Fase de Comunicación Externa e Interna: Nunca se debe confundirse la C. Ext. con los Medios de...
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