Organizacion del Departamento de credito y cobranza

La Organización Del Crédito Y La Cobranza
Para poner en funcionamiento las operaciones de créditos y cobros en la empresa, se requiere implementar un sistema operativo de métodos y procedimientos dentro de la estructura orgánica de la empresa. Este funcionamiento deberá tener el interés mayoritario de quienes dirigen la organización y sobre todo, del responsable de la gestión de Créditos yCobros ya que la administración del crédito y del cobro se ha elevado a la categoría de un profesional con sus responsabilidades y ética propia, dando una imagen de modernización, importancia y alta perfomance dentro de la empresa.

9.1. UNIDAD ORGANICA OPERATIVA
Desde el punto de vista orgánico el proceso del crédito es anterior al de la cobranza, pero por el conjunto de operaciones estasfunciones son complementarias y entrelazadas por un proceso integral que permite unirlas a una sola función; de allí nace que para operaciones homogéneas debe existir una sola unidad operativa. (Principio Orgánico).

Por tal razón la conjunción de ambas actividades en un solo grupo operativo resulta recomendable manejarlas, es decir dirigir el crédito y la cobranza bajo la responsabilidad de una solapersona y con una estructura orgánica ya definida desde el inicio de las actividades.

Por considerar al riesgo un factor inherente al crédito se da el caso de empresas que han decidido implementar un sistema de crédito como una alternativa al incremento de las ventas, pero el cobro la realiza otra empresa especializada, decisión que se interpreta como la de exigir mayor responsabilidad al quedesarrolla dicha función; pero en todo caso el cobro sigue siendo complementario aun cuando las realiza otra organización que no sea la empresa.

Según la importancia de la actividad, el encargado de ejecutar las funciones de créditos y cobros, ocupa una posición clave en la empresa, pues es cada vez mayor la responsabilidad que tiene tanto para ayudar a incrementar las ventas como para permitir larecuperación del capital a través de un cobro efectivo.

9.3. OBJETIVOS PARA LA CREACIÓN DE LA FUNCIO DE CREDITOS Y COBRANZAS
Los objetivos que deben de primar serán necesariamente en función de los Recursos Materiales y Humanos y de las condiciones que disponga la empresa si implementa un sistema de créditos y cobranzas.

Dentro de lo posible se tendrá en cuenta:
1. Toda finalidad seráincrementar las ventas, mediante el créditos dentro de sus sistemas de venta debe considerar la creación de la función de créditos y cobros.
2. Su finalidad será incrementar las ventas, mediante el crédito y recuperar el capital mediante la cobranza.
3. Deberá de ajustarse a la realidad socio-económica y política donde actúa la empresa, para permitir que el crédito fluya como una acción derecompensa comercial y de beneficio económico.
4. Deberá de contarse con un número de personal necesario y capacitado (no programado) para cumplir con las funciones asignadas.
5. Deberá de implementar un flujo de comunicación entre las funciones de ventas, contabilidad, finanzas, almacenes, y gerencia, por tener responsabilidad y jerarquía en las decisiones de crédito y cobranza y que guardan relaciónentre si.
6. Deberá constituirse un medio integrados entre las demás secciones de la empresa por considerar que el crédito y al cobranza atañe a todo el personal por el importante rol que actualmente tiene en la organización.
Una vez fijado los objetivos, nos facilitara el diseñar la estructura orgánica para que su operatividad este acorde con las necesidades de la empresa.

Esta estructuraciónpermitirá que los órganos de dirección, tengan una comunicación oportuna eficiente y precisa.

No debemos olvidar que para que la cobranza pueda cumplir con su finalidad, la comunicación deberá ser oportuna para que la información llegue a los medios de decisión cuando esta sea requerida.

También es necesario tomar en cuenta que cuando se reestructure un departamento de créditos y cobros...