organizacion del trabajo presupuestal

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO PRESUPUESTAL
Para asegurar el cumplimiento del tiempo establecido, preparar el presupuesto y garantizar la intervención de los diferentes niveles organizacionales en la labor presupuestal, deben definirse las actividades por asignar a los participantes en dicha labor, así como precisar formas aplicables al flujo de información, la secuencia a seguir la coordinación.La organización del trabajo, como se señala a continuación, interpreta el tamaño de las operaciones empresariales.
EN EMPRESAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS
Cuando las operaciones no son complejas y son de tamaño reducido, el trabajo presupuestal es responsabilidad de un departamento de contabilidad, en cuyo caso la jefatura asume las siguientes funciones: Sostener reuniones con la dirección general y conjefaturas de cada departamento con el fin de conocer sus apreciaciones respecto al sistema y las políticas de organización. Revisar al sistema de contabilidad de costos, fijar criterios en torno a la intervención de los diferentes departamentos y diseñarlos métodos y formatos que se aplicarán en la fase de control. Difundir la técnica de la presupuestación de los niveles operativo yadministrativo, y capacitar sobre el adecuado diligenciamiento de la información de las cédulas presupuestarias, como campos que ameritan la preparación del manual de presupuestos. Preparar informes a la dirección sobre las tendencias de ventas y costos, los niveles de inventarios, la situación de tesorería y el análisis pormenorizado de los estados financiero que desempeñarán un papel protagónico en lospronósticos. Presentar informes periódicos que permitan cotejar los resultados previstos y los reales, analizar las desviaciones y sus causas y sugerir los correctivos pertinentes. EN EMPRESAS GRANDES Si la empresa tiene una estructura organizacional compleja y maneja operaciones comerciales de grandes proporciones y/o internacionalmente y posee capacidad económica, se sugiere la constitución de uncomité de presupuestos que asuma las siguientes funciones: Recibir los presupuestos parciales de cada departamento presentados por el director del presupuesto, analizarlos y plantear las observaciones necesarias. Aprobar el presupuesto general de la empresa.
Considerar y aprobar los cambios propuestos al presupuesto general apenas se inicien las operaciones que lo generaron. Recibir y estudiar losinformes sobre los presupuestos previstos y ejecutados. En estas empresas el liderazgo del quehacer presupuestal recae en un directo de presupuestos, a quien se responsabiliza de:
• Preparar el manual de presupuesto con claras instrucciones sobre cómo elaborarlos.
• Recopilar la información de las diferentes gerencias, divisiones o departamentos, analizarla o someterla a consideración del comité.• Informar oportunamente a cada nivel organizacional sobre los cambios aprobados por el comité.
• Conseguir datos financieros que auspicien el análisis del comportamiento presupuestal de la empresa en todos los campos.
• Recibir los datos estimados de las jefaturas y trascribirlos a los niveles organizacionales cuyos presupuestos dependen de ellos.
• Recopilar los presupuestos funcionales y,con base en la actual información financiera basados en los pronósticos departamentales.
• Preparar análisis especiales de la ejecución presupuestal, que requieran la gerencia general, el comité o las jefaturas funcionales.
ETAPAS DE LA PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO
Si se busca que el empresario recurra al presupuesto como herramienta de planeamiento y control, deben considerarse las etapassiguientes en su preparación. Cuando se tenga implantado el sistema o cuando se trate de implementarlo. Pre iniciación Elaboración del presupuesto Ejecución Control Evaluación
PRIMERA ETAPA:
PREINICIACIÓN
En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial (ventas,...