ORGANIZACION DOC

OBJETIVOS: realizar un procedimiento para la organización de documentos de la empresa logística educativa para mantener un manejo efectivo en el trámite y utilización de la información; permitiendoloa custodia y consulta de ello aparte de: la clasificación, ordenación, descripción de archivos.
ALCANCE: El alcance aplica para aquellas oficinas que tengan un mayor control sobre la informaciónque producen y reciben.
NORMATIVIDAD: se relacionan estos procesos de acuerdo a las normas:
ACUERDO 047 DE 2002.
ACUERDO 05 DEL 2013.
ACUERDO 02 DE 2014.
CONTENIDO.¿QUE ES LA ORDENACION DE PROCESOS?
Laordenación es una operación archivística realizada dentro del proceso de ordenación que consiste en establecer secuencias naturales, cronológicas y alfabéticas, dentro de las categorías o gruposdefinido en la clasificación.
Es importante tener una buena ordenación de documentos por que si no se da los procesos de manera complementaria se debe afirmar que no hay una adecuada organización pues sedeben tener contratos archivos bien clasificados además se realiza en ordenación para poder apreciar la coherencia y con probabilidad de los procesos de formación.
Organización =clasificación+ordenación + descripción.
Es una clasificación documental debemos identificar la procedencia el orden original funciones donde encontraremos una apertura de serie y subserie e la documentación producido yrecibido por las oficinas organizando cada una en una (TDR).
PARA REALIZAR UNA ORGANIZACIÓN SE TIENE ENCUENTA LOS SIGUIENTES PASOS:
PASO1: Empiece a clasificar y agrupar la documentación que serefiere a un mismo asunto y identifique cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre a que corresponde.
PASO2: Identificación de documentos de apoyo.
Los documentos sobrantes que no fueronclasificados en cada serie documental y son generados por otras dependencias, son consideradas documentos de apoyo y no se deben transferir al archivo central pueden ser eliminados cuando pierdan su...