Organizacion Documental
Páginas: 2 (294 palabras)
Publicado: 27 de abril de 2012
Abril 27 DEL 2012-
TEMA: LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACIÓN
ACTIVIJDAD: SEMANA 1
El archivo en la policía nacional está conformado por tablas de retencióndocumental y estas a su vez por series y sub series.
Se clasifica de acuerdo a la serie o sub series según el asunto del documento que se recibe o se envía, además de estose toma como guías las directivas e instructivos enviados por la dirección general, ya que el archivo que maneja la policía nacional de Colombia es muy complejo y de granmagnitud.
* Los documentos se ordenan de tal manera que el documento con fecha más antigua de la producción, es el que da inicio al trámite y será el primer documento que seencontrara al abrir la carpeta y el documento con la fecha más reciente se encontrara al final de la misma.
* De igual manera se llevan libros radicadoresde documentos llegados como salidos con el fin de generar un orden y clasificación al momento de una consulta.
* La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otrasdependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias ofotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información notenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las leyes. En la correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo y de forma opcional una estadísticade consulta.
Métodos técnicos:
* Eliminación de material metálicos hojas en blanco y copias
* Ordenación de cajas con sus respectivas series y sub series
* Foliación
TEMA: LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACIÓN
ACTIVIJDAD: SEMANA 1
El archivo en la policía nacional está conformado por tablas de retencióndocumental y estas a su vez por series y sub series.
Se clasifica de acuerdo a la serie o sub series según el asunto del documento que se recibe o se envía, además de estose toma como guías las directivas e instructivos enviados por la dirección general, ya que el archivo que maneja la policía nacional de Colombia es muy complejo y de granmagnitud.
* Los documentos se ordenan de tal manera que el documento con fecha más antigua de la producción, es el que da inicio al trámite y será el primer documento que seencontrara al abrir la carpeta y el documento con la fecha más reciente se encontrara al final de la misma.
* De igual manera se llevan libros radicadoresde documentos llegados como salidos con el fin de generar un orden y clasificación al momento de una consulta.
* La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otrasdependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias ofotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información notenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las leyes. En la correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo y de forma opcional una estadísticade consulta.
Métodos técnicos:
* Eliminación de material metálicos hojas en blanco y copias
* Ordenación de cajas con sus respectivas series y sub series
* Foliación
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