Organizacion Documental

Diferencia entre Clasificación y Ordenación
Antonia Heredia establece que, la documentación se produce o se ha gestado en
el curso de un procedimientoadministrativo, vigente o desaparecido, pero en todo
caso, a la institución que da o dio lugar a la misma le interesa conservarla de tal
manera que le sea fácillocalizar un determinado documento o expediente y para
ello ha de estar debidamente clasificado y dentro de su clase convenientemente
ordenada, en el caso dedocumentación actual para localizar antecedentes o datos
que faciliten la gestión administrativa y en el caso de documentación histórica para
investigar oestudiar un determinado aspecto o institución.
para alcanzar la imagen diferencial entre una y otra actividad, se puede acudir a
dos verbos que den una improntaclara. La clasificación va unida a la Idea de
separar, la ordenación a la de unir.
Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo claseso
grupos; ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad
de orden.
Una consideración más puede ayudar a marcar las diferencias: laclasificación es
aplicable a la totalidad de un fondo o a las secciones de ese fondo, pero la
ordenación ha de realizarse sobre los documentos de cada serie
Esimportante anotar que la clasificación es una actividad profunda e intelectual,
mientras que la ordenación responde a unas tareas más mecánicas y exige
menospreparación en la persona que la realiza.

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia