Organizacion Documental

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
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ACTIVIDAD 1: INFORME ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL EN MI EMPRESA

FRANCISCO JAVIER RAMIREZ BETANCUR

En laempresa que trabajo están divididos los archivos en 30 archivos de gestión y un archivo central, los 30 archivos de gestión están conformados según la estructura orgánica de la empresa donde sedefine cuales son las dependencias que la constituyen, y un solo archivo central donde se almacenan los archivos inactivos después de realizar las transferencias primarias según el tiempo estimado en lastablas de retención documental, las TRD de esta empresa se levantaron en el año 2007 según las funciones más comunes de cada dependencia, las TRD se han modificado dos veces la ultima se realizo enel año 2010, concretando de forma adecuada las series y subseries de las TRD para cada dependencia, lo cual se presento la propuesta ante el comité de archivo para que se aprobara según los procesos yprocedimientos de la empresa, de igual forma establecer los tiempos de retención según la importancia de cada soporte documental.
Es de anotar que el archivo central está dividido hasta el año 2000como fondos acumulados los cuales están clasificados por años desde 1983 y asuntos según la dependencias, los fondos acumulados están pendiente para la aplicación de las TABLAS DE VALORACIONDOCUMENTAL, desde el año 2001 al año 2009 se conservan los documentos en aplicación de las TRD, los años 2010 al 2012 se catalogan como archivo de gestión conservados y organizados en cada dependencia.FORO
1. En qué consiste la organización de archivos?
Las entidades o empresas, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y enconcordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
2. Cuál es la diferencia entre clasificación y ordenación documental?
CLASIFICAR un documento significa agruparlo por...