Organizacion Documental

La siguiente actividad fue realizada tomando como referencia una entidad pública. Como resultado del análisis tenemos que la organización documental se llevo a cabo partiendo de la estructuraorgánica funcional de la entidad, la que se encuentra dividida en:

1. Dirección General
2. Subdirección General
3. Oficinas Asesoras: Jurídica
Planeación
Control Interno
4. Direcciones: Apoyo Logístico(Dividida en Grupos)
Contratación (Dividida en Grupos)
Cadena de Suministros (Dividida en Grupos)
Administrativa (Dividida en Grupos)
Financiera (Dividida en Grupos)

El fondo documental seclasifico de acuerdo a cada una de las Direcciones anteriores y se halla dividido en archivo Central y archivo de Gestión, el central reposa en un sitio independiente a las oficinas y el de gestión seencuentra diseminado en cada una de los Grupos. Los documentos fueron clasificados por sección, series y subseries documentales y estas a su vez por asuntos o expedientes. A continuación mencionamosalgunas de las serie documentales más representativas.

Gerencia general.

Serie documental, Subseries, Actas de reunión, resoluciones, circulares, ordenes semanales, ordenes permanentes, etc.

Elarchivo está conformado por tablas de retención documental y estas a su vez por series y subseries.
➢ Se clasifica de acuerdo a la serie o subseries según el asunto del documento que se recibe o seenvía, además de esto se toma como guías las directivas e instructivos enviados por la Dirección General, ya que el archivo que maneja la entidad es muy complejo y de gran magnitud.
➢ Los documentos seordenan de tal manera que el documento con fecha más antigua de la producción, es el que da inicio al trámite y será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y el documento con la fechamás reciente se encontrara al final de la misma.
➢ De igual manera se llevan libros radicadores de documentos llegados como salidos con el fin de generar un orden y clasificación al momento de...