Organizacion Documental
Páginas: 5 (1220 palabras)
Publicado: 1 de octubre de 2012
Trabajo del sena
EL ARCHIVO Y LA IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION
Responder a las necesidades de consulta, asesoría y orientación que requieren las empresas en cuanto a los sistemas de gestión de la información, la documentación y de archivo de igual manera su importancia, su aplicación y posterior administración para el buen desempeño de la entidad o empresa.
- Desarrollar un ambientede carácter pedagógico para la formación de una cultura archivística con apoyo de los recursos humanos y técnicos del Ambiente de Gestión Administrativa y de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).
- Generar un ambiente de trabajo inter y multidisciplinario entre las directivas de la institución Educativa y todas áreas que potencien la experiencia, infraestructura y recursosfomentando los procesos de pertenencia, investigación y buen servicio.
La gestión eficiente del conocimiento necesita de mecanismos que propicien la organización de la información y el conocimiento, los archivos forman parte de esos mecanismos. En los archivos se guarda o registra la historia o parte de la historia de una organización y su estudio permite hacer predicciones para el futuro. Esimportante recordar que un proceso de gestión del conocimiento no solo debe tener en cuenta la recolección y estructuración del conocimiento tácito, es importante la conversión en conocimiento explícito en un proceso cíclico que no termina y viceversa. Es por ello que en muchas organizaciones que pretenden implantar sistemas que permitan gestionar el conocimiento eficientemente, los archivos seautomatizan, mediante la utilización de Bases de Datos, donde se registra la historia de la organización.
LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
Intermedio Transformación de las estrategias en programas de acción. Interacción entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un componente orientado a la certeza y a la lógica (nivel operacional)
• Operacional Ejecución cotidiana y eficiente de lastareas de la organización.
Para realizar un proceso de organización su estructura debe ser de un carácter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinación y control de los miembros de la organización. A demás deben figurar los niveles de autoridad y de responsabilidad. En el proceso de organización participan los sistemas; para ello vamos a definirlos: Procesos,procedimientos y mecanismos de resolución de conflictos. Se basa en el establecimiento de métricas para evaluación de resultados. A su vez identifica los criterios de asignación de recursos. El objetivo de la estructura es de servir como ayuda en el cumplimiento de los procesos de negocios de la organización, en todos sus niveles.
DIFERENCIAS ENTRE CLASIFICACIONES Y ORDENACION
En una actividadadministrativa, el recibo y despacho de documentos se clasifican teniendo en cuenta el asunto más evidente que le dio origen a esa actividad en la empresa. Ya conocida la clasificación del documento se realiza el proceso de ordenación, esto es, la forma como al interior de estos grupos establecidos, se van a conservar los documentos dentro de las carpetas. Obedecerá necesariamente a uno de lossistemas que vamos a tratar, según sea pertinente, con el fin de recuperar la información de manera la fácil, sencilla y oportuna.
PRINCIPIOS RECTORES DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Las Administraciones Públicas están integradas por una serie de órganos o unidades de actuación a los que, en virtud del principio de división del trabajo, el ordenamiento jurídico asigna una parte deltotal de las competencias que corresponde a la organización en su conjunto. Los órganos administrativos comprenden, por tanto, esa esfera de competencias y los elementos personales y materiales necesarios para su realización.
CLASIFICACION DOCUMENTAL
La Clasificación: Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios predeterminados,...
EL ARCHIVO Y LA IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION
Responder a las necesidades de consulta, asesoría y orientación que requieren las empresas en cuanto a los sistemas de gestión de la información, la documentación y de archivo de igual manera su importancia, su aplicación y posterior administración para el buen desempeño de la entidad o empresa.
- Desarrollar un ambientede carácter pedagógico para la formación de una cultura archivística con apoyo de los recursos humanos y técnicos del Ambiente de Gestión Administrativa y de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).
- Generar un ambiente de trabajo inter y multidisciplinario entre las directivas de la institución Educativa y todas áreas que potencien la experiencia, infraestructura y recursosfomentando los procesos de pertenencia, investigación y buen servicio.
La gestión eficiente del conocimiento necesita de mecanismos que propicien la organización de la información y el conocimiento, los archivos forman parte de esos mecanismos. En los archivos se guarda o registra la historia o parte de la historia de una organización y su estudio permite hacer predicciones para el futuro. Esimportante recordar que un proceso de gestión del conocimiento no solo debe tener en cuenta la recolección y estructuración del conocimiento tácito, es importante la conversión en conocimiento explícito en un proceso cíclico que no termina y viceversa. Es por ello que en muchas organizaciones que pretenden implantar sistemas que permitan gestionar el conocimiento eficientemente, los archivos seautomatizan, mediante la utilización de Bases de Datos, donde se registra la historia de la organización.
LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
Intermedio Transformación de las estrategias en programas de acción. Interacción entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un componente orientado a la certeza y a la lógica (nivel operacional)
• Operacional Ejecución cotidiana y eficiente de lastareas de la organización.
Para realizar un proceso de organización su estructura debe ser de un carácter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinación y control de los miembros de la organización. A demás deben figurar los niveles de autoridad y de responsabilidad. En el proceso de organización participan los sistemas; para ello vamos a definirlos: Procesos,procedimientos y mecanismos de resolución de conflictos. Se basa en el establecimiento de métricas para evaluación de resultados. A su vez identifica los criterios de asignación de recursos. El objetivo de la estructura es de servir como ayuda en el cumplimiento de los procesos de negocios de la organización, en todos sus niveles.
DIFERENCIAS ENTRE CLASIFICACIONES Y ORDENACION
En una actividadadministrativa, el recibo y despacho de documentos se clasifican teniendo en cuenta el asunto más evidente que le dio origen a esa actividad en la empresa. Ya conocida la clasificación del documento se realiza el proceso de ordenación, esto es, la forma como al interior de estos grupos establecidos, se van a conservar los documentos dentro de las carpetas. Obedecerá necesariamente a uno de lossistemas que vamos a tratar, según sea pertinente, con el fin de recuperar la información de manera la fácil, sencilla y oportuna.
PRINCIPIOS RECTORES DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Las Administraciones Públicas están integradas por una serie de órganos o unidades de actuación a los que, en virtud del principio de división del trabajo, el ordenamiento jurídico asigna una parte deltotal de las competencias que corresponde a la organización en su conjunto. Los órganos administrativos comprenden, por tanto, esa esfera de competencias y los elementos personales y materiales necesarios para su realización.
CLASIFICACION DOCUMENTAL
La Clasificación: Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios predeterminados,...
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