Organizacion Documental
fondos abiertos: deben ser tratados tal como lo estipula la ley 594 del 2000 leygeneral de archivo.
La organización de los archivos de gestión debe basarse en la tabla de retención documental debidamente aprobada.
la apertura e identificación de las carpetas debe reflejarlas series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
se identificará el expediente mediante un rótulo, el cual deberá contener el nombre de la respectiva unidadadministrativa, identificación del área y grupo, series y subseries, número de carpetas y/o libros, y caja y fechas extremas.
los tipos documentales que integran las unidades documentales delas series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar yrotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, Subsección, serie, subseries, número de expediente, número de folios y fechas extremas, númerode carpeta y número de caja si fuere el caso.
no deben utilizarse las carpetas a-z como medios de conservación (como archivo inactivo).
la foliación deberá realizarse en cada documento en suparte superior derecha con números arábigos (1, 2, 3, etc.), con lápiz hb.
cada expediente no debe contener más de doscientos (200) folios.
la aplicación de las tablas de retención documental debeejecutarse a todos los documentos producidos y/o recibidos en la dependencia o unidad a partir del año 2001.
las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en latabla de retención documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando...
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