Organizacion Ejecutiva

Técnicas de Organización Ejecutiva
Vamos a dedicar los próximos minutos a presentarle algunas técnicas prácticas y sencillas para volvernos cada día ejecutivos más y mejor organizados.
¿Por qué es crucial este tema para un Gerente de Ventas? Porque cualquier nivel de desorganización en el manejo de nuestro tiempo y de los recursos que nos han asignado, significan pérdidas para la empresa. Porel contrario, cada minuto que podamos recuperar y aprovechar para enfocarnos en los factores cruciales de nuestra misión individual, significa ganancias, avance y progreso. Así que, entremos en materia.
Déjeme describirle un escritorio. Imagíneselo. Se ven apilados sobre él un montón de carpetas con proyectos diferentes; de algunas de ellas salen papeles sueltos, notas y papelitos autoadhesivos.Algunas notas que se salen de las carpetas, parecen estar a punto de meterse dentro de la carpeta de otro proyecto. Se ve también un calendario abierto... en la página de ayer, con aparentes notas sobre reuniones, citas tachadas y flechas que parecen indicar que se pasó la hora de la reunión.
Sobre este escritorio también se ve un puñado de hojas impresas por computadora, precariamente unidas porun clip, y al lado de ellas varias notas escritas sobre papelitos rasgados de libretas e incluso sobre servilletas. Cartas sin abrir, dos o tres listados de pendientes, dos libros de referencias, revistas, varios disquetes esparcidos por la superficie, un par de reportes sin terminar... y entre todo ello un cenicero repleto de colillas y una tasa de café con sobros obviamente de ayer.
¿Captó laimagen? Bueno, ahora... ¿le parecería sorprendente que el dueño de este escritorio haya olvidado una cita hoy, haya perdido un documento muy importante que le entregó su jefe la semana pasada, y que no encuentre tampoco la carta de ese cliente que tenía la fecha de hoy como límite para ser respondida?
Realmente es fácil hacer bromas sobre ser desorganizados. Pero, la verdad es que, a la larga, nohay nada gracioso en ello. La gente crónicamente desorganizada representa pérdidas importantes para cualquier empresa.
No se puede confiar que pasen información a otros de manera oportuna; olvidan las cosas; no cumplen fechas límite porque nunca tomaron nota de ellas; pierden una enorme cantidad de tiempo –tanto de ellos como de las otras personas—buscando archivos perdidos, números telefónicosque, están seguros, escribieron en un papelito amarillo o sobre una servilleta... o simplemente se olvidan del nombre de ese cliente clave que tenían que contactar.
Tal vez usted conoce a alguno. Para compensar su pobre hábito de organización trabajan largas horas... pero nunca parecen poder ponerse al día. Y muchas veces personas de su equipo son succionadas por ese vacío de organización, puestienen que tomar tiempo y esfuerzo para ayudarle a intentar estar al ritmo del rendimiento esperado.
¿Cuál es la solución para esas personas crónicamente desorganizadas? La solución es contar con un sistema de organización integrado, con un lugar específico para todos los diferentes materiales que hasta ahora estaban esparcidos por todo el escritorio... y, esto es clave: ¡la autodisciplina paraapegarse al sistema!
Y si usted se ha identificado, al menos parcialmente, con ese ejecutivo, permítanos presentarle algunos consejos prácticos.
El primero es que usted mantenga su escritorio limpio y ordenado.
Sí. Tenemos que dejar de pensar que un escritorio sobrecargado de papeles es señal de una persona muy ocupada y muy importante. Eso no es así. Un escritorio desordenado es simplemente señalde una gran desorganización.
Su objetivo debe ser... (Atención, porque esto es muy importante...) mantener su escritorio limpio de todo, excepto de los materiales del proyecto en el cual está trabajando en este momento particular. La regla es, aunque parezca sencilla: una cosa a la vez. Con dos proyectos sobre el escritorio, su mente, lo quiera o no, estará continuamente brincando hacia...