Organizacion previa de elaboracion de presupuestos

2.2 ORGANIZACIÓN PREVIA DE ELABORACION DE PRESUPUESTOS

Etapas de la preparación del presupuesto

El empresario recurre al presupuesto como herramienta de planeamiento y control, deben considerarse las etapas siguientes en su preparación, cuando se tenga implantado el sistema o cuando se trate de implementarlo.

1. Preiniciacion.
2. Elaboración del presupuesto.
3. Ejecución.
4. Control.5. Evaluación.

Muestra que las experiencias obtenidas con el aporte del control retroalimenta el proceso de planeamiento y, por consiguiente, tiene continuidad en el tiempo.
A continuación se destacan los aspectos mas sobresalientes de cada etapa.

1. PRIMERA ETAPA
Preiniciación
En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de losprincipales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc), se efectuara la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa. Este diagnostico contribuirá a sentar los fundamentos delplanteamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar en los campos siguientes:

• Selección de las estrategias competitivas: liderazgo en costos y/o diferenciación.
• Selección de las opciones del crecimiento: intensivo, integrado o diversificado.

La escogencia de las estrategias competitivas o de las opciones de crecimiento interpreta la naturaleza de los objetivos generales yespecíficos determinados por la dirección.

Objetivos Generales.

• Colocar productos en los canales de comercialización previstos que posean calidades competitivas y precios apropiados para el consumidor y tengan márgenes de utilidad atractivos.
• Incrementar la cobertura geográfica de los mercados mediante el aumento de las zonas de distribución de los productos.
• Proporcionar alaccionista una tasa de rendimiento atractiva mediante la integración de los factoras “valorización y dividendos”
• Establecer mecanismos que auspicien las construcción de una empresa dinámica, pujante y creciente en sus operaciones comerciales.
• Consolidar la participación en el mercado con buenos productos, campañas promocionales agresivas y una fuerza de ventas adecuadamente capacitada.
• Crear ymantener un clima organizacional que conjugue las metas empresariales y los objetivos de quienes trabajan en la empresa.

Objetivos Específicos.
• Alcanzar un crecimiento del X% en el volumen anual de ventas, expresado en un Y% por variación de precios y en un Z% por captación de mercados.
• Obtener un rendimiento sobre la inversión promedio anual del X% antes de impuestos.
• Lograr un gradode integración del X% en la fabricación del producto y mediante la creación de una empresa que atenderá el suministro de los insumos Z1 y Z2.
• Las operaciones normales de la empresa deben financiarse con los fondos monetarios generados por el giro interno de los negocios (ventas en efectivo, recuperación de cartera, rendimiento de las inversiones temporales).

Ejemplos:

• Si el objetivo es“incrementar las ventas” será necesario considerar las ventajas, las desventajas y las posibilidades de opciones como la concesión de mayores plazos, el otorgamiento de mayores descuentos, la creación de mercados, el mejoramiento de los productos, la reducción del tiempo de despacho o el refuerzo financieros de la publicidad.
• Si el objetivo es la “adquisición de activos” será indispensabledeterminar el financiamiento de la negociación (fondos aportados por los accionistas o por organismo crediticios), sin descartar la viabilidad del leasing.
• Si el radica en “minimizar los costos de almacenamiento de inventarios” deberán estudiarse las implicaciones de dicha medida sobre los costos de colocación de pedidos que tienden a crecer cuando el interés de reducir los volúmenes de...