Organizacion D Un Evento

¿cómo organiza un evento?
El deporte, en sus diferentes modalidades, ha recibido en el último medio siglo un impulso
importante, en gran parte debido a que la televisión permite, a millones de espectadores,
contemplar cualquier evento deportivo por lejos que se encuentre el lugar donde se realice. De
ahí que sus organizadores deban hacer un esfuerzo importante para que se desarrolle conorden y brillantez; sobre todo las ceremonias protocolarias relacionadas con las personas
–deportistas, directivos, autoridades, etc.– que participan y con los símbolos que se utilizan.
Pero siempre bien limitada la repercusión del evento para ajustar el diseño del mismo a su
notoriedad.
El acontecimiento deportivo por excelencia son las Olimpiadas. Seguramente afrontáis con
ilusión y muchotrabajo la organización de cada uno de vuestros actos pero ¡ojo!, dimensionar
bien la repercusión del mismo. Tan malo es no organizar nada como intentar hacerlo como si
cada uno de ellos se tratase de unas Olimpiadas.
Las “tres” más básicas:
1.Sencillez
2.Educación
3.Anticipación.
Si bien, autoexigirnos mayor concreción en las pautas a seguir en la organización del evento
nos llevará a unamejor planificación y coordinación del mismo.
1.- La Presidencia:
Se entiende como presidencia el conjunto de personas que ocupa el lugar más preeminente y
destacado de un acto.
Por lo general, claramente destacada del resto de los invitados.
El protocolo clásico recoge la ordenación del conjunto de la presidencia en base a:
1.1.1- Ordenación en alternancia:
1.1.1.a. -Impar. La persona quepresida ocupara el puesto central y a su derecha la de
segundo nivel, posteriormente, continuaremos de izquierda a derecha hasta finalizar la línea de
autoridades.
a.-Presidencia de Pie.
Siempre la utilizamos para recibimientos oficiales, recepciones y audiencias.
Propia para actos celebrados en locales cerrados, breves y de carácter informal.
Para actos al aire libre y también de cortaduración.
Áreas de honor en los laterales o frente a la misma.
La disposición de los invitados es al libre albedrío.
La distancia entre la presidencia y los invitados dependerá de las características del
local, o del espacio exterior.
1.2.b.- Presidencia sentada
Utilizada en actos celebrados en locales cerrados, con duración por encima de los
40´ y de carácter formal.
Presentaciones de Jornadas,congresos, actos académicos, entrega de premios...etc.
La presidencia se colocara en una mesa que mire de frente a los invitados.
La mesa debe tener extensión suficiente (que nadie se “caiga” por los extremos).
Los invitados también deben estar sentados.
Reserva de las primeras filas.
Dentro de la presidencia sentada y muy característico de los eventos deportivos debo
de incluir y destacar eluso del Palco.
Siempre de carácter formal.
Estar situado en el centro, con entrada propia desde el exterior.
Dividirlo en tres grupos: Palco presidencial, de Honor y Vips, facilita su
organización.
Protocolo en eventos deportivos
Organización de un evento Deportivo: Protocolo, Seguridad y Comunicación 5
Acceso directo a vestuarios.
Tener asientos numerables individualmente, como mínimo 30,cubiertos y con
respaldo.
Tener una zona de recepción o antepalco.
La distancia entre la presidencia y los invitados dependerá de las
características del local, o del espacio exterior.
Otra valoración a tener en cuenta es que cuando el invitado de honor o a quien se le ha cedido
la presidencia acude acompañado de pareja se deberá informar al resto de invitados al palco
que la invitación escon acompañante. (la persona que acompaña a la primera autoridad
tomara asiento en primera fila, en el asiento contiguo, al resto de acompañantes de la
presidencia se les habilitara la segunda fila, tras la presidencia. El resto de acompañantes
tomarán asiento junto al invitado al que acompañan.
Recomendaciones:

• Tener en cuenta que antes de cada encuentro: el protocolo puede ser...