Organizacion y ordenacion documental

INFORME PARCIAL CLASIFICACION Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN MI EMPRESA




KEYLA ESTEFANIA ROMERO HERNANDEZ


ACTIVIDAD:
SEMANA 1




ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL


SENA


SEPTIEMBRE2012



Para organizar y archivar la documentación en la entidad correspondiente a mi actividad es necesario un estudio a fondo para mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una delas Dependencias. Ya que es de suma importancia la clasificación, ordenación y conservación de la documentación.
De este estudio a fondo tenemos a la mano los siguientes criterios y objetivos para laorganización de la documentación.
• Cada Dependencia realizará el traslado anualmente.
• Sólo se conservará en las oficinas la documentación del año en curso; el resto reposará en el ArchivoGeneral.
 No se presentarán problemas por el cambio de puesto de trabajo entre las secretarias, ya que el sistema se implantará en toda la Empresa.
 El Archivo General contará con los recursosnecesarios para la organización, conservación y recuperación de la documentación, en cualquier momento; a través de bases de datos y personal especializado en administración documental.
Para lograr esto esnecesario llevar a cabo ciertos pasos fundamentales en cada oficina de la empresa.
 Se dividirá la documentación en grupos y estos a su vez en subgrupos.
 Se abrirá una carpeta por cada año,organizando los documentos en orden ascendente de acuerdo a la fecha o la numeración si es que la posee.
 Se deberá tener Control de fotocopias, Control presupuestal, Control Inventarios, Cuentas decobro, Rembolso de caja menor.
 Se deberá tener la documentación específica generada en cada dependencia según sus funciones y actividades.
Una vez se hayan organizado los grupos de documentos, seprocede a la selección documental que comprende:
 Conservación
 Descarte o destrucción
 Traslado al archivo central
Luego de haber realizado la separación de la documentación por grupos, la...