Organizacion y Prevencion



Empresa Pilos S.A. Un Inventario de Archivo

Daniel, es el responsable del almacén en la Empresa Pilos S.A., recibe una notificación de su jefe inmediato de manera improvista donde es notificadode un traslado a la oficina de Cartera, ya que la funcionaria encargada presenta un accidente laboral y debe ausentarse por un periodo de 30 días. Por lo tanto, en la notificación se fundamenta laentrega de su puesto de trabajo al funcionario que lo reemplazará, realizando el inventario del archivo. Daniel, debe de asumir el cargo nuevo de manera inmediata y no logra realizar la entrega formalde su puesto por falta de tiempo. Este le solicita a su compañero que reciba el cargo sin el inventario documental.

Según el caso anterior, piense en una posible respuesta para los siguientesinterrogantes:


1- ¿Cómo debe de comenzar a hacer el inventario documental?
R: El inventario debe comenzarlo a hacer con un instrumento de recuperación de información que describa de manera exacta yprecisa las series o asuntos de un fondo documental.
2- ¿Es correcto lo que le sucedió al nuevo funcionario del almacén? Justifique su respuesta
R: No es correcto porque tanto el funcionario queentrega como el que recibe deben de verificar con los inventarios documentales que todo esté bien y en orden para evitar cargos legales.
3- ¿Cuáles son las causas que se presentan por la carencia delinventario documental?
R: Pienso que el afán con el que el dueño le solicita a Daniel entregar su cargo.
4- Arnulfo, encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debenser archivado esos documentos?

R: Arnulfo debe archivar esos documentos en forma magnética de igual manera que los archivos se encuentren en el mismo formato, se organizaran cronológicamente, portipo de consulta o poco frecuentes.

5- ¿Cree usted conveniente recibir un archivo sin inventario documental? Justifique su respuesta.
R: No, porque el inventario documental es como un balance de...