Organizacion

Introducción

El manejo de información es utilizado constantemente en el mundo. La utilizamos desde el manejo de la información de una agenda hasta grandes cantidades de datos.
Gracias a la capacidad que tenemos, los seres humanos, de utilizar las computadoras para almacenar, utilizar y modificar esta información podemos mantener un orden de ella y solicitarla con facilidad y rapidez encualquier momento.
Existen muchos programas hechos especialmente para la manipulación de la información. Entre ellos se encuentra, el muy conocido programa, Microsoft Access.

1. Los elementos de una base de datos.

Es el programa quien realiza automáticamente todas las estructuras necesarias tales como las tablas, máscaras, consultas, etc. Los asistentes pueden utilizarse también como punto departida par su diseño principal e integrarlo después en otras tablas, consultas, etc. Es en realidad, un pequeño programa que coloca unas preguntas en sucesión a las cuales debemos responder sobre lo que deseamos realizar.

Base de datos en blanco.- Seleccionado esta opción tras abrir el programa se nos pregunta dónde deseamos guardar la base de datos y con qué nombre. Tras esto, debe hacerclick sobre Crear y se abrirá la ventana Database, que contiene los seis tipos de objetos que caracterizan la estructura de Access:

Vemos qué significan:

-Tablas: son el "corazón" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrónica formada por filas (informes) y columnas (campos). El informe contiene una voz de la Base de datos, mientras que el campo contiene cada uno de los detalles.-Consultas (Query): son "herramientas" que sirven para "eliminar" todos los datos que no interesan haciendo aparecer únicamente aquellos que interesan.

-Máscaras o formularios: permiten la visualización y la gestión de los datos contenidos en las tablas y en las consultas. Normalmente representan la interface principal entre el programa y el usuario para que de este modo resulte más fácil laintroducción de los datos.

-Report o informes: recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresión o análisis, facilitando la individualización de los datos más improtantes.

-Macros: automatizan las funciones de la base de datos

-Módulos: registran de Access Basic (programación).

Las tablas, informes, formularios y consultas aparecen en diversos momentos, pero estánvinculados entre ellos. Las tablas representan el centro de cada actividad: el resto de objetos interactúan con los datos indicados en las tablas.

2. Protección de una base de datos.

Una base de datos correctamente diseñada nos permite acceder fácilmente a las informaciones. Cuando se diseñe, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

-Definir el objetivo de la Base de datosestableciendo las informaciones que se desean memorizar.

-Definir las tablas, dividiendo las informaciones en diversos argumentos cada uno de los cuales constituirá una tabla de la base de datos.

-Definir los campos, estableciendo las informaciones que se desean memorizar en cada tabla.

-Definir las relaciones, analizando los datos de cada tabla y estableciendo de qué modo se deben relacionarentre ellos.

La fase más importante de la proyección es la siguiente: es una buena costumbre dedicar mucho tiempo para pensar en qué tablas será necesario introducir todos nuestros datos y también caracterizar los datos que serán introducidos en las tablas, imponiendo las reglas necesarias a las cuales deberán someterse. De este modo, se facilita la introducción y se impide el tecleado de losvalores erróneos.

3. Teclas de selección rápidos access.

Ahorrando tiempo.- Algunas veces es mucho más rápido utilizar el teclado que el ratón. En realidad, las teclas de selección permiten ejecutar directamente los comandos ignorando el menú. Con Access existe la posibilidad de utilizar las teclas de selección rápida de muchas maneras, como por ejemplo para acceder a los comandos y a los...