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TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACION
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:
• Organigramas.
• Manuales.
• Análisis de puestos.
ORGANIGRAMAS
Conocidas también como gráficas de organización ocartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella.
Los organigramas pueden clasificarse en:
Por su objetivo Por su área Por su contenido
• Estructurales. Muestra sólo la estructura administrativa de laempresa.
• Funcionales, Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.
• Especiales. Se destaca alguna característica.
• Generales. Presentan toda la organización; se llaman también cartas maestras.
• Departamentales. Representan la organización de un departamento o sección
• Esquemáticos. Contienen sólo los órganosprincipales, se elaboran para el público, no contienen detalles.
• Analíticos. Más detallados y técnicos.
Existen tres formas de representar los organigramas:
Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.
Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centrohacia la periferia
Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.
MANUALES
Manuales: Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:
• De políticas,
• Departamentales,
• De bienvenida,
• De organización,
• De procedimientos,• De contenido múltiple,
• De técnicas y
• De puesto.
Son de gran utilidad ya que:
• Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
• Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
• Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.
• Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.
•Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
• Son una base para el mejoramiento de sistemas.
• Reducen costos al incrementar la eficiencia.
Formato e índice de los manuales
El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria e temas:
• Índice.
• Objetivos y antecedentes del manual.
• Cada sección debe llevar la fecha en que se termine ocorrija, se emita y quede vigente.
• Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual.
• Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.
• Redacción clara, concisa y ordenada.
• Complementarse con gráficas.
Manuales de organización
Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen:
• Finalidad de cada elemento de la organización.
•Declaración de funciones.
• Glosario de términos utilizados.
Contienen:
• Objetivos generales de la organización.
• Políticas generales.
• Glosario de términos administrativos.
• Nombres de áreas o departamentos y puestos.
• Procedimientos de organización.
• Responsabilidades de los altos niveles.
• Funciones.
• Cartas de organización.
• Descripción de puestos.
• Introducción yobjetivos del manual.
• Historia de la empresa.
Manuales departamentales
Contienen:
1. Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus secciones básicas.
2. Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente.
3. Carta de organización general y departamental.
4. Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental....