Organizacion

CAPITULO X CONTROL


CONCEPTO E IMPORTANCIA
Una vez que el ejecutivo ha llevado a cabo la planeación, la organización y la dirección, necesita saber cómo se están realizando, evaluándolas y tomando, en caso necesario, las decisiones correctivas que mantengan las actividades tan cerca como sea posible de los planes establecidos. Asi. el control como función del proceso administrativo consisteen evaluar lo que se está llevando a cabo, comparándolo con las normas o estándares establecidos, de manera que los ej'ecutivos tomen las medidas para corregir las discrepancias que aparezcan en relación con lo que se ha planeado. 1 Del concepto anterior resalta la idea de que el control está proyectado para reducir y minimizar, hasta donde sea posible, las diferencias entre lo que se intentabaobtener y lo que realmente se obtuvo. Esto le da al control importancia excepcional ya que. aun cuando la planeacíón. la organización y la dirección fueran perfectas, también es imprescindible el control porque sólo así conoceremos si aquellas Funciones alcanzaron tal perfección. No obstante, en la práctica es imposible conseguir esta meta por varias circunstancias: incertidumbre del ftuuro en lapfaneación. organización ineficiente, errores del elemento humano, etc.
Considerando que una parte importante de las labores administrativas comprende elementos no cuantitativos, 4 el ejecutivo debe valerse de cualquier medio a fin de contar siempre con un punto de comparación para ejercer el control. 2.—El segundo paso para llevar a cabo el control consiste en la medición de lo que se ha hecho.Este paso puede hacerse de diferentes maneras, de acuerdo con la naturaleza de la actividad a medir: * * Mediante observación personal, es decir, tomando nota en el lugar de los hechos sobre la actividad que queremos medir. Mediante informes orales, o sea, en conversaciones coa las personas directamente involucradas en la acción por medir. Este tipo de información tiene la ventaja de requerir menostiempo que el escrito y permitir, a quien la rinde, mayor libertad de expresión. Mediante informes escritos, los cuales, aunque requiere más tiempo su elaboración, son más precisos, permiten el despliegue de datos numéricos, el uso de representaciones gráficas y tienen carácter de permanentes. Mediante instrumentos de medición, tales como manómetros, contadores automáticos, niveles, aparatos deregistro, etc. Mediante técnicas matemáticas, como son las comprendidas bajo el nombre de investigación de operaciones. Esta representa una valiosa ayuda tanto para planear como para controlar, en virtud de que analiza el problema y presenta las diversas alternativas que tiene. Mediante análisis estadísticos, es decir, aplicando la teoría de las probabilidades a problemas donde la exactitud seriaimposible. Mediante equipos electrónicos, para la colección, almacenaje y análisis de grandes cantidades de datos que los hagan más objetivos y faciliten su control.

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3. — El tercer paso consiste en la comparación de los resultados obtenidos y ya medidoi. con los planes o con las normas base de control. Con esta comparación sabremos si se cumplieron los estándares fijados, si se rebasaron osi no se alcanzaron. •4. — El último paso, con el cual se termina la función de controlar, consiste en corregir las desviaciones, ya que la comparación de los resultados obtenidos, con los estándares, no tendría objeto si no se tomaran medidas para eliminar las discrepancias del caso, y tomar las medidas de prevención par;i el futuro. El control significa, f u n d a m e n t a l m e n t e , elconocimiento de los resultados; sin embargo, el ejecutivo debe llegar al f o n do de los mismos para determinar las causas que los originan. No basta conocer qué sucede, sino también el porqué, a fin de tomar decisiones precisas que corrijan d e f i n i t i v a m e n t e las causas que originaron las discrepancias.

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL
El ejecutivo, si tiene interés en...