ORGANIZACIONDE DOCUMENTOS


ORGANIZACIONDE DOCUMENTOS

CUÁLES SON LAS CUALIDADES DE UN ARCHIVISTA
Conocer bien a fondo los elementos que debe archivar.

Conocer formas y métodos de orden que sean prácticos, posibles yseguros.

Ser absolutamente ordenado y meticuloso, prolijo y limpio.

Poder mantener su atención por un tiempo conveniente.

Saber documentar sus acciones para eventualidades.

 CLASIFICACION DE ARCHIVO SEGUN SU USO Y ORGANIZACIÓN


 Archivo activo: se caracteriza porque la información que conserva es consultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estarhablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia anterior, cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina también corriente, vigente o de gestión. En este archivo seconserva el 100% dela información.

 Archivo semiactivo: se denomina también intermedio. Es el constituido por documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales oadministrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos un60%. Su fuente es el archivo activo.

 Archivo permanente:contiene la información vital para la compañía y la que va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además,información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa







SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABETICOTiene como principio universal, el uso del alfabeto y existen para su ordenamiento una serie de Criterios.

Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en lasgavetas del archivador directamente


el sistema de ordenamiento lo podemos dividir en:

Alfabético por nombres de personas naturales
Alfabético por nombre de personas jurídicas o de empresas...