Organización de sistemas

Situación
 inicial.
 Presentación.
  Soy
 XXX,
 Responsable
 de
 Sistemas
 en
 empresa
 Multinacional
 de
 Distribución.
 
  Nuestro
 Departamento
 de
 Informática,
 lo
 constituyen
 40
 personas,
 y
 está
  dividido
 en
 tres
 grandes
 áreas
 con
 diferentes
 responsabilidades:
  -­‐ -­‐ -­‐Explotación.
 Se
 encarga
 de
 las
 operaciones
 del
 día
 a
 día.
  Desarrollo.
 Se
 encarga
 de
 el
 desarrollo
 de
 nuevos
 proyectos
 y
 del
  mantenimiento
 de
 las
 aplicaciones
 existentes.
  Sistemas.
 Se
 encarga
 de
 todo
 el
 mantenimiento
 y
 control
 de
 los
 sistemas
  asociados, hardware,
 software,
 compras
 de
 equipamiento
 …
 

Además
 de
 la
 Dirección
 de
 las
 tres
 Áreas.
 
  Antecedentes.
 Problemas
 detectados.
 
  Últimamente,
 llegan
 muchos
 rumores
 sobre
 que
 los
 usuarios
 no
 están
 nada
  contentos
 con
 las
 actuaciones
 del
 Departamento de
 Informática,
 y
 por
 otro
 lado,
  desde
 la
 Dirección
 de
 Sistemas,
 hemos
 detectado
 una
 total
 falta
 de
 organización,
 y
  motivación
 de
 los
 equipos,
 el
 trabajo
 nos
 supera
 y
 somos
 incapaces
 de
 hacer
 frente
  al
 día
 a
 día..
 
  Hemos
 crecido
 en número,
 manteniendo
 la
 misma
 estructura
 de
 los
 últimos
  años,
 pero
 se
 ve
 que
 esto
 no
 funciona,
 y
 que
 el
 clima
 laboral
 esta
 cada
 vez
 peor.
 
  Primeros
 Pasos.
 Identificación
 y
 definición
 del
 problema.
 
  Para
 analizar
 la
 situación
 inicial,
 se ha
 realizado
 una
 encuesta
 a
 los
 usuarios,
  con
 el
 objetivo
 de
 tener
 un
 feedback
 de
 la
 situación
 y
 de
 las
 necesidades
 de
  nuestros
 clientes.
 
  Lanzamos
 una
 encuesta
 vía
 web
 con
 la
 que
 recogemos
 información
 de
 400
  usuarios
 que
 representan a
 nuestros
 clientes
 usuarios
 de
 nuestros
 servicios.
 
 
  Después
 del
 proceso
 de
 recogida
 y
 análisis
 de
 datos
 de
 la
 encuesta,
 mediante
  diversos
 métodos,
 de
 Diagrama
 Causa-­‐Efecto,
 Análisis
 de
 Pareto
 …
 vemos
 que
 los
  tres
 principales
 problemas
 a los
 que
 nos
 enfrentamos
 son:
  -­‐ -­‐ -­‐
 
  Falta
 de
 Organización
  Falta
 de
 Coordinación
 en
 las
 actuaciones.
  Falta
 de
 información
 hacia
 nuestros
 usuarios
 sobre
 el
 estado
 de
 sus
  solicitudes
 y
 el
 tiempo
 de
 resolución.
 

Manos
 a
 la
 obra.
 Dinámica de
 grupos.
 
  Lo
 primero
 que
 hemos
 hecho
 para
 encontrar
 soluciones
 a
 nuestros
  problemas
 es
 organizar
 una
 Reunión
 inicial.
 Esta
 reunión
 la
 hemos
 llevado
 a
 cabo
  en
 la
 Sala
 de
 reuniones
 de
 Dirección,
 que
 es
 lo
 suficientemente
 grande
 para
 acogernos
 a
 todos.
 
  Por
 medio
 del
 método
 de
 Brainstorming
 (tormenta
 de
 ideas),
 entre
 todos,
  hemos
 recogido
 diferentes
 ideas
 para
 la
 resolución
 y
 mejora
 de
 los
 problemas
 y
  procesos
 de
 nuestra
 áreas.
 
  Análisis
 de
 resultados.
 Organización.
 
 ...