Organización del tiempo

¿QUÉ ES EL TIEMPO?

Un recurso fundamental que hay que administrar convenientemente en todo proyecto, es sin duda el denominado “Tiempo”. ¿Cómo lo podemos entender?, ¿qué es el tiempo o cómo usted lo define?
Algunas definiciones que pudieran darse al respecto son:
a) El tiempo no existe si no se le percibe conscientemente
b) Es la medida de la duración
c) Período limitadoprescripto por la sociedad
d) Sucesión de impresiones, momentos, experiencias y vivencias
e) Recurso limitado (“el tiempo es oro”)

Al respecto, toda definición estará condicionada por factores culturales –de la época y la sociedad específica en la que vivimos-, de educación propia del individuo y de sus experiencias. Sin embargo, es posible reconocerlo como una etapa particular, única para cadaindividuo, intangible, independiente a cada hombre, pero a la vez limitado en cuanto a su propia existencia.
El presente apartado, expone la necesidad de administrar este recurso que permita, más bien, administrar las actividades propias del proyecto por realizar, con la finalidad de darle “el justo peso” a cada etapa de desarrollo, y lograr los mejores resultados en costo, tiempo y calidad.CUESTIONARIO SOBRE LA ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO
La organización del tiempo significa muchas cosas. Es uno de esos temas que puede cubrir un ámbito muy amplio. Por lo que, es muy probable que este tema incluya temas que considere usted inadecuados, o que se hayan dejado algunos que usted piense que son problemas básicos de organización del tiempo. Sin embargo, salvando las distancias, se enunciana continuación algunos puntos importantes en relación con el tema, que valen la pena reflexionar detenidamente. Se parte de inicio del siguiente cuestionario:
1.- ¿Emprende las tareas más difíciles a primera hora de la mañana? si no
2.- ¿Escribe una lista de “lo que debo hacer hoy”? si no
3.- ¿Dice alguna vez “No” cuando le piden que haga algo? si no
4.- ¿Pregunta “por qué” o “paraqué” cuando le invitan a asistir a una reunión ?si no
5.- ¿Cree que sus superiores pierden menos tiempo que usted? si no
6.- ¿Le da prioridad a los asuntos urgentes, más que a los asuntos importantes? si no
7.- ¿Ordena las tareas por prioridades y las desempeña siguiendo ese orden? si no
8.- ¿Emprende una sola tarea, la termina y luego pasa a la siguiente? si no
9.- ¿Procura tener elmínimo de papeleo para las reuniones? si no
10.- ¿Se lleva regularmente trabajo a casa por la noche o los fines de semana? si no
11.- ¿Prefiere hacer las cosas usted, antes que otros miembros de su personal?si no
12.- ¿Pregunta a otras personas cómo organizan su tiempo? si no
Recuerda :
“Si siempre haces las cosas que siempre haces, siempre obtendrás lo que siempre has obtenido”
“Laspequeñas cosas hechas consistentemente en lugares estratégicos, son las que generan un gran impacto” ( pequeños automatismos que impactan importantemente).
¿Cuál es el precio que pagamos por los asuntos incompletos ? : Nos aturden mentalmente / no nos permiten crear y planear / Pérdida de claridad, enfoque, energía, inspiración, confianza en sí mismo, estima personal, la confianza de otros /Resistencia a recibir más información / Resistencia a cambiar / Stress (tensión nerviosa)
¿Qué me digo a mí mismo con relación a mis “incompletos” ?
¿Cuál es la medicina ? . . . y ahora ¿qué me diría a mí mismo ?

UTILIZACIÓN DEL TIEMPO : EQUILIBRIO ENTRE IMPORTANCIA Y URGENCIA (Parrilla de Eisenhower)
El análisis de las tareas ejecutadas por los directivos, ha sido objeto de numerosasinvestigaciones. En el cuadro siguiente, mostramos una de las matrices más conocidas. En ella se sintetizan cuatro posibles posiciones de las tareas de un directivo, tanto de su dimensión de la importancia, como de la urgencia.
IMPORTANTE
URGENT E
SI
SI
NO
NO
1ro. CRISIS (si no se realiza). Tareas de atención prioritarias de la Dirección
3ro. TAREAS A DELEGAR (pierden su urgencia sin llegar...