Organización y funcionamiento del Departamento de Reservas y Recepción del Hotel Casa Morales

ACTIVIDAD SEMANA 2


HOTEL INTERNACIONAL CASA MORALES
Departamento de Recepción y Reservas

1. Organigrama del Hotel Internacional Casa Morales:
























2. Determine las responsabilidades de los empleados del área:

Según lo investigado, las personas de recepción se encargan también de las reservaciones de todos los huéspedes. Los recepcionistasson los mismos encargados de los procesos y la información de las reservas tanto de empresas como de particulares. Dentro de las funciones que realizan se encuentran:

Tomas las reservas que se realizan por correo electrónico, teléfono, fax o central de reservas (Agencias de Viajes).
Conocer la disponibilidad de todos los tipos de habitaciones que estén en funcionamiento, su ubicación ydistribución
Conocer las tarifas de alojamiento, referencia de valores del restaurante y beneficios de los planes disponibles en el hotel. Actualmente cuentan con los planes:
Plan Americano Completo
Plan Americano Modificado
Plan Americano
Plan Corporativo
Plan Europeo
Conocer todas las formas de pago que ofrece el hotel, saber y/o tener acceso a las bases de datos que informan que empresastienen crédito con el hotel.
Crear y mantener registros de reservas por día de llegada y el listado alfabéticamente.
Asignar tarifas de acuerdo con las políticas de ventas del hotel, y según los convenios establecidos con el hotel.
Registrar cancelaciones y modificaciones de las reservas, solicitudes o requerimientos especiales (como cunas, sofá camas tendidos, etc.).
Conocer políticas degarantía y no show, en el caso que aplique. Generalmente no se trabaja, pero cuando el hotel se encuentra reservado completamente (o esperan que se encuentre lleno), si aplica este sistema.
Procesar depósitos en el pago de la reservación.
Apoyar la elaboración de pronósticos de ingresos y ocupación.
Preparar listado de llegadas esperadas para uso del Front office. El programa utilizado en estesistema es NewHotel, que brinda toda esta información siempre y cuando este bien registrada.
Asegurarse que los registros sean guardados de acuerdo a las fechas de los mismos. Las reservas se registran manualmente y son guardadas en un archivador al que llaman folio de reservas, la cual es una carpeta con todos los números del 1 al 31, el cual es el archivo de las reservas del mes, y hay otro folioque va con las letras de la A a la Z y es el diario, donde se guardan las reservas por apellidos de los pasajeros a registrar.
Registrar huéspedes y asignar habitaciones
Realizar y monitorear pagos, conocer y aplicar políticas y procedimientos de pago
Conocer muy bien la ubicación de las habitaciones, tipos de habitaciones disponibles y su distribución, así donde tienen vista, como es el aireacondicionado, si se requieren más cosas dentro de la habitación si hay espacio, etc.
Coordinar la actualización de estado de las habitaciones con el departamento de Ama de Llaves
Archivar llaves de habitaciones dentro de las casillas que corresponden a cada habitación.
Archivar, recados, mensajes y demás de los huéspedes, en su respectiva casilla.
Contestar el conmutador y comunicar con todaslas áreas correspondientes.
Elaborar, verificar y facturar cuentas de habitaciones
Cargar y archivar todos los consumos en la cuenta del huésped, de la manera que el huésped haya solicitado (Minibar aparte, teléfono aparte, restaurante y alojamiento en una misma cuenta…).
Conocer el procedimiento de uso de cajillas de seguridad, tanto en la habitación como en la cajilla general.
Tomar y guardarlos mensajes y demás paquetes para los huéspedes.
Coordinar con el ama de llaves el mantenimiento o la reparación en las habitaciones de los huéspedes, según las solicitudes realizadas por el huésped
Monitorear el saldo de las cuentas
Reportar anomalías a la gerencia
Conocer los procedimientos en caso de emergencia, participar en las brigadas de emergencia y contingencia, ordenadas por el...