ORGANIZANIZACION DE EVENTOS




ORGANIZANIZACION DE EVENTOS

PROFESORA: ILSE MARTINEZ

INTEGRANTES: DAYANA NIÑO
LAURA MAURY

III SEMESTRE
HOTELERIA Y TURISMO

JUNIO 9 2015

CORPORACION EDUCATIVA DEL LITORAL













FUNCIÓN DE LOS ORGANIZADORES

Un organizador de evento es quien planifica, organiza y coordina para no descuidar ni el más mínimo detalle de un evento: boda, cumpleaños dequince, desayunos de trabajo, family day, etc.se encarga de proponer y realizar el trabajo delegado por el cliente, lo salva de las eternas búsquedas y las negociaciones con los proveedores. Lo ayuda en todas las preparaciones tanto como quiera o pueda. El día del evento procurara que todo funcione como un relojito, que cada detalle este en su sitio. Dara tranquilidad al cliente en los meses previos aese día y hará que disfrute o transmite ese día sin tener que pensar en nada más.

FUNCIÓN DE LOS ANFITRIONES

Todo acto tiene su anfitrión a quien le corresponde asumir la responsabilidad organizadora, convocar a los posibles invitados, recibirlos y despedirlos. Y, desde luego, hacerse cargo, generalmente, de los gastos que implique su celebración.
El anfitrión ocupa un lugar específico en elacto que organiza, recibe a todos los invitados, facilita la presentación entre los que no se conocen, se encarga del operativo general de la organización, envía las invitaciones, asume todas las necesidades que el evento requiere para su buen desarrollo y toma las decisiones relacionadas con el protocolo que afecta a los asistentes, entre otras muchas funciones.
En cuanto a la ordenación de losinvitados el anfitrión es quien los organiza dependiendo del evento.








PASOS PARA LA PLANIFICACION DE UN EVENTO

Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.

Montaje
Disposición del equipo y los recursos técnicos, humanos y materiales que se utilizaran en el lugar dondese realizará el evento.

Ejecución
Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas

Desmontaje
Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.

Evaluación de resultados
Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y laeficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes más importante del postevento. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con ellos. Para ello utilizamos el ROI o Return On Investimento (ROI)
Post-evento
Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluación del mismo. Enesta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo; Fotografías, montajes de videos, clipping de prensa, seguimientos.



COMITÉ

Conjunto de personas elegidas para desempeñar una labor determinada, especialmente si tiene autoridad o actúa en representación de un colectivo.

TIPOS DE COMITÉ
Comité de finanzas: tiene a su cargo la parte financiera (movimientos de cuentas, pagos, facturas,recaudos por inscripciones) etc.
Comité de logística: es el encargado de preparar todo lo necesario para que se puedan llevar a cabo el evento de una manera coordinada y ordenada.
Comité de alimentos y bebidas: se encarga de toda la parte del servicio de alimentos y de su elaboración.
Comité de recepción: son los encargados de hacer la labor de anfitrión recibiendo a los invitados y ubicándolos en ellugar correspondiente.
Comité de promoción y publicidad: se encarga de divulgar la información a través de los diferentes medios.













ASPECTOS PARA ESTABLECER UN PRESUPUESTO
EGRESOS: Representa el monto total invertido en la organización de un evento, es el total de gastos que se incurre. Al planificar un evento y desarrollar su presupuesto.

1.1. Costos Fijos: Los costos fijos son...