ORGANIZAR LA DOCUMENTACI N



Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Administrativa.
Ficha. 811167-811172

Código: 122115
Versión:
Nombre del Proyecto: implementación de un manual de procesos y procedimientos que permitan optimizar la gestión administrativa de la ciudad y la región.



Código:


Fase del proyecto: Ejecución
Actividad (es) del Proyecto:


Actividad (es) de Aprendizaje: Fundamentación,contextualización, preservar la documentación para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas y la tecnología disponible.


Materiales de Formación


Videobeam, marcadores, internet, videos, tablero.
Ambiente 01-03 CJ


Resultados de Aprendizaje:
Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas,la tecnología disponible y la legislación vigente.
Competencia:

Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.
Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las normas internas y lalegislación vigente.
Competencia:

Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.
Duración de la guía(en horas): 50 Horas





Al interior de las organizaciones públicas o privadas los archivos juegan un papel esencial. Lejos de aquella imagen que los concibe y sitúa como depositarios de papeles inútiles, los archivos son, o más bien deberían ser, consideradoscomo el auténtico reflejo de las instituciones.
Gracias a los archivos las organizaciones pueden afirmarse como instituciones con capacidad de respuesta organizada. Los archivos son entonces un instrumento primordial de las organizaciones, un recurso esencial que correctamente organizado puede constituirse en memoria y testimonio de la evolución de una entidad productora.
Es importanteacatar las directrices que imparte el Archivo General de la Nación, ente regulador en materia archivística, en el manejo de las comunicaciones oficiales y la correspondencia.- Además sobre el mobiliario y equipo óptimo para el desarrollo de funciones administrativas.
Esta guía propone no solamente enseñar a guardar y a encontrar documentos, sino administrarlos, para de esa manera facilitar unalabor más profesional que garantice la eficiencia en la consulta y una mayor conservación.
Los avances tecnológicos que estamos viviendo, marcan un derrotero muy preciso en la corriente de la información. Ellos nos hacen deducir que la comunicación se ha vuelto flotante y, por esta razón, debemos estar prestos a suministrar información en forma precisa, correcta y oportuna.
Por estacircunstancia, y dada la importancia que tienen los archivos, se hace necesario que los Asistentes Administrativos adquieran conocimientos de sus fundamentos para ejercer el oficio de manera idónea.




Procesos:
1. Producción documental.
2. Recepción de documentos.
3. Distribución de documentos.
4. Trámite de documentos.
5. Organización de los documentos.
6. Consulta de documentos.
7. Conservaciónde los documentos.
8. Disposición final de los documentos.




3.1 Actividades de Reflexión inicial


¿Considera pertinente conocer la normatividad que regula la función archivística para las entidades del Estado? Justifique su respuesta
¿Cree usted que es importante aprender a organizar la documentación que se genera dentro de las organizaciones, siguiendo la técnica y las políticasinstitucionales? Justifique su respuesta
¿Considera que toda persona debe preocuparse por conocer la Ley 594/200, Ley 80/1989 y el Acuerdo 060/2001, que son las que rigen para la ordenación de la documentación? Justifique su respuesta.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje
consulta en fuentes bibliográficas, establece:
1....