ORGANIZAR LA DOCUMENTACION Gg

ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS
LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

ANGIE JOHANNA DUARTE CUBILLOS

SENA
CENTRO DE TECNOLOGIA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD
EMPRESARIAL GIRARDOT
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
CUNDINAMARCA, GIRARDOT
2015

ÍNDICE

1. Procesos de sistema de archivo, conservación y transferencia……….Pág. 3

2. mapa conceptual de Ley 594 de 2000…………………………………..Pág. 12

3.Procesos de recepción y registro de los documentos físicos y
electrónicos………………………………………………………………..Pag.13

4. Crucigrama
de
vocabulario
técnico
de
organización
de
documentos………………………………………………………………...Pág. 15

5. Sistema de ordenación, codificación, conservación, transferencia de los
documentos,
archivos
y
demás,
políticas
organizacionales……………………………………………………………Pág.17

6. Espacios, equipos y mueblesutilizados para los procesos de archivo,
elementos de protección personal……………………………………….Pág. 33

1. Los procesos de sistema de archivo y demás aspectos para el
manejo, conservación
y transferencia de documentos, se
describen claro y precisos tanto interno como externo de una
organización de acuerdo con la normatividad vigente.

PROCESOS DEL SISTEMA DE ARCHIVO

Los documentos pasan pordiferentes etapas desde que son creados para la
gestión administrativa, circunstancia ésta que condiciona su ubicación:
1. Una etapa inicial, que es en la que son más utilizados para la tramitación y
resolución de los asuntos diarios y que constituye la fase activa de los
documentos, durante la cual la documentación se conservará en los
archivos de oficina.
2. Una segunda fase, denominada semiactiva, en laque, una vez concluido el
asunto que los creó, la consulta de estos documentos disminuye aunque su
valor administrativo aún está vigente y cualquier actuación posterior puede
devolverlos
a
la
fase
activa.

3. Por último, una vez que ha prescrito el valor administrativo de los
documentos, es posible que éstos posean otros valores (históricos,
testimoniales...) que planteen la necesidad de suconservación permanente,
en
cuyo
caso,
serán
transferidos
al
Archivo
Central.
En el supuesto de que una unidad productora desaparezca del organigrama
institucional sin que sus funciones sean asumidas por otra, la
documentación que haya producido hasta su extinción será transferida al
Archivo Central, sea cual sea su antigüedad.
CÓMO SE ORGANIZAN LOS ARCHIVOS DE OFICINA

De cara a una buena organizacióndel archivo de oficina, hay que diferenciar entre
los documentos de archivo propiamente dichos y los documentos de apoyo
informativo, puesto que los documentos de archivo serán conservados, mientras
que los documentos de apoyo habrán de ser eliminados una vez que haya
finalizado su función informativa.
 Los documentos de archivo: son conjuntos orgánicos de documentos que
responden a la dinámicade la oficina que los produce, son fuentes primarias de
información y ejemplares únicos que testimonian la actividad de la Universidad,
los cuales, una vez transcurridos los plazos establecidos de validez

administrativa, legal, fiscal e informativa, deberán ser transferidos al Archivo
Central.
 Los documentos de apoyo informativo: son los que sirven de ayuda a la gestión
administrativa, talescomo boletines oficiales, revistas, publicaciones o informes
elaborados por otras instituciones, etc. No serán transferidos al Archivo Central
y se destruirán en la propia oficina.
La organización de los archivos de oficina debe basarse en el Cuadro de
Clasificación y Calendario de Conservación Documental de la Universidad.
La eliminación de documentación en el archivo de oficina deberá hacersesiempre
de manera controlada, teniendo en cuenta lo dispuesto por la legislación sobre
protección de datos de carácter personal, de manera que se utilizará para ello una
máquina destructora.
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIÓN AL ARCHIVO CENTRAL

Comunicación de la transferencia
Cuando un Órgano, Servicio o Unidad Administrativa desee realizar una
transferencia de documentación, la persona responsable...