Organizate con eficacia

Organízate con eficacia Organízate con eficacia o mejor conocido en ingles como Getting Things Done (GTD) es una filosofía de administración del tiempo y de aumento de productividad basado en el libro del mismo nombre y escrito por David Allen. GTD descansa en el principio de que una persona necesita mover las tareas y pendientes fuera de su mente y grabarlas en algún lugar. De esta manera lamente se libera del trabajo de estar recordando lo que necesita hacer, y puede concentrarse realmente y completamente en la ejecución de esas tareas. ¿De que trata GTD? David Allen sostiene que nuestra mente tiene una capacidad limitada para almacenar información y propone una serie de fórmulas prácticas para eliminar las tensiones e incrementar nuestra capacidad de trabajo y nuestro rendimiento. GTDse fundamenta en unas sencillas normas básicas de organización del tiempo, como por ejemplo la necesidad de determinar cuál es el siguiente paso a dar en cada uno de nuestros proyectos, o la regla de los dos minutos (si surge una tarea pendiente y se puede hacer en menos de dos minutos, debe hacerse inmediatamente). El sistema propuesto por Allen soluciona ansiedades y desconciertos, y nospermite transformar nuestro modo de trabajar y la manera de percibir nuestros retos cotidianos. La psicología de GTD esta basada en hacer fácil y divertido, almacenar, seguir y recuperar toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer. Allen siguiere que muchos de las barreras mentales que encontramos al hacer ciertas actividades son causados por una mala planeación (para cualquierproyecto necesitamos clarificar que es lo que queremos alcanzar y que acciones especificas necesitamos para alcanzarlo). El autor también afirma que nuestro “sistema de recordar” es algo ineficiente y que raramente nos recuerda lo que necesitamos hacer, en ese momento y lugar en el que debemos hacerlo. Por lo tanto las próximas acciones almacenadas en el contexto de “sistema confiable” como un actoexterno de apoyo nos asegura de que sean presentados los recordatorios correctos en el tiempo correcto. Principios La base de los principios del GTD son los siguientes: Recoge Captura todo lo que necesites para seguir o recordar o actuar en lo que Allen llama “cubo” cualquier inbox físico, inbox del email, cinta grabadora, libreta o cualquier combinación de estos. Obtén todo de tu cabeza y de tusfuentes confiables y procésalas. Todos los cubos se deben procesar y vaciar por lo menos una vez por día. Procesa Cuando procesas tu cubo sigues una estricta secuencia de trabajo:

- Empezar por el primero - Hágalo con una actividad a la vez - Nunca ponga ninguna cosa nuevamente adentro Si un artículo requiere acción: - Hágalo (si tome menos de 2 minutos) - Delégalo o difiérelo Si no, -Archívalo para la referencia. - Lánzalo lejos o incúbalo para después hacer una acción. La regla de los 2 minutos: Si toma menos de 2 minutos hacer algo, hazlo enseguida. 2 minutos son la pauta de tiempo que tomaría formalmente diferir la acción. Organiza Allen describe una sugerencia basado en un sistema de listas que puedes usar para mantener una pista de las actividades que requieren de tu atención.Acciones siguientes: Para cada actividad que requiera tu atención, hay que decidir cual es la siguiente acción física que hacer. Por ejemplo si la actividad es “escribir un reporte de un proyecto” la siguiente acción puede ser una reunión en unos minutos, o llamar a Jim para preguntar acerca de los requerimientos del reporte, o algo similar. Aunque puede haber muchos pasos y acciones requeridas paracompletar la actividad, habrá siempre algo que necesitas hacer primero, y esto debe ser registrado en la lista de acciones siguientes. Proyectos: Todo pendiente en su vida o trabajo requiere más de una acción física para convertirse en un proyecto. Se siguen estas acciones, se repasan y revisan periódicamente, para estar seguros que cada proyecto tiene una acción siguiente asociada y que pueda...