Oscar Menjura

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GESTIÓN DOCUMENTAL GUÍA PARA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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Para la Implementación de las tablas de Retención Documental de la administración debe tener en cuenta e implementado: 1. El programa de Gestión Documental 2. La Tabla de Retención Documental de su Dependencia ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Conjunto deacciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos producidos y recibidos.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad.

Actividades    Apertura de series y subseries Tomar laT.R.D. de la respectiva dependencia e identificar las series y subseries documentales y los tipos documentales que le han correspondido. Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de conformidad con la información que suministran las TRD, de tal forma que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación. En cada separador registrarclaramente el código y nombre de la respectiva serie y subserie documental, según sea el caso.



Ejemplo:
0400.01. ACTAS 0400.01.02 Actas de Comités

Colocar estas guías, y subguías que identifican tanto las series como las subseries al inicio de los expedientes correspondientes y estimar la cantidad de expedientes que deban abrirse para cada serie

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y subserie dejando el espacio suficiente, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos, así se evitará que al agregarse los correspondientes tipos documentales se disminuya la facilidad de consulta por efecto de reducción de espacio. A continuación de la guía de serie o subserie, colocar según el tipo dearchivador que maneje, carpetas colgantes o carpetas con aleta vertical y escriba en el marbete o en el papel autoadhesivo, utilizando mayúscula sostenida, el código y el nombre de la respectiva unidad documental. (en la carpeta colgante en el borde superior centrado, y en la carpeta vertical en el extremo inferior centrado, en sentido vertical). Para el caso de las carpetas colgantes, dentro decada una se colocará la carpeta yute y/o las tapas legajadoras, en la cual se ubicarán los tipos documentales que conforman el expediente.

100.01.03 XXXXXXXXXXX

100.01.02 Actas Comité de Archivo 0400.01. ACTAS

Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, para tal fin se seguirá el siguienteejemplo:

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ALCALDÍA DE ENVIGADO SECCION: SECRETARÍA ADMINISTRATIVA SUBSECCION: ARCHIVO CENTRAL SERIE DOCUMENTAL: ACTAS SUBSERIE DOCUMENTAL: ACTAS DE COMITÉ UNIDAD DOCUMENTAL : ACTAS DE COMITÉ DE ARCHIVO 2009

FECHAS EXTREMAS: FECHA INICIAL: 25-02-2009 FECHA FINAL:14-12-2009 FOLIOS: 63 LEGAJO: 1 DE 1

Identificar Archivadores Realizar una distribución secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de estantería, enumerando de uno (1) hasta (n) de arriba hacia abajo.

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Ejemplo: archivador vertical

Distribuir lasseries documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificación establecido; es decir en forma ascendent como se encuentran en la T.R.D.; igualmente, en el vértice superior derecho de la gaveta, adhiera una cartulina con la descripción de las series, subseries y expedientes que allí se encuentran. Esta medida evita la continua manipulación de los documentos.

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