Otras características de importancia de los archivos

Otras Características de Importancia

Contenido

1. Introducción
2. Identificación de los Archivos
3. Organización de los Archivos
4. Almacenamiento de Archivos
5. Seguridad de los Archivos

1. Introducción
En el presente trabajo conoceremos como identificar correctamente los archivos para que su posterior búsqueda se dé sin dificultad.
Otro punto que trataremos es laorganización que a ido evolucionando a lo largo del tiempo, y con él cambia también el de su archivo, inseparable de la misma, ya que es su memoria corporativa, la evidencia de sus actos. Si el archivo quiere seguir cumpliendo su función tendrá que adaptarse a las nuevas formas de trabajo, que actualmente están ligadas a la informática.
El archivo tiene que ver en los avances de las tecnologías unaposibilidad de mejorar sus actividades, y no un estorbo o una complicación. Al igual que ha ocurrido siempre, el archivo debe ocuparse de tratar documentalmente y almacenar los documentos generados y recibidos por la organización en el ejercicio de las actividades que le son propias, y asegurar así el valor probatorio de esos documentos.
Otro aspecto importante es el almacenamiento dearchivo

1. Identificación de los Archivos
En los más modernos sistemas informáticos, los archivos siempre tienen nombres. Los archivos se ubican en directorios. El nombre de un archivo debe ser único en ese directorio. En otras palabras, no puede haber dos archivos con el mismo nombre en el mismo directorio.
El nombre de un archivo y la ruta al directorio del archivo lo identifica de maneraunívoca entre todos los demás archivos del sistema informático, no puede haber dos archivos con el mismo nombre y ruta. El aspecto del nombre depende del tipo de sistema informático que se use. Las primeras computadoras sólo permitían unas pocas letras o dígitos en el nombre de un archivo, pero las computadoras modernas permiten nombres largos que contengan casi cualquier combinación deletras unicode y dígitos unicode, haciendo más fácil entender el propósito de un archivo de un vistazo. Algunos sistemas informáticos permiten nombres de archivo que contengan espacios; otros no. La distinción entre mayúsculas y minúsculas en los nombres de archivo está determinada por el sistema de archivos.
Como identificar un archivo en el ordenador: Como ya sabemos, la información que tenemos en elordenador lo organizamos en diferentes carpetas que se encuentran en las unidades de disco. En estas carpetas almacenamos todos nuestros archivos, ya sean documentos de textos, fotografías, vídeos, música, etc. Para distinguir el contenido de estos documentos digitales del ordenador dispone de varias herramientas. La más importante es la descripción completa de un archivo.
Un archivo se describemediante un nombre seguido de un punto y a continuación una extensión. El nombre puede ser arbitrario y elegido por el usuario: sirve para distinguir un archivo del otro.
Identificación de Archivos por su Extensión: La extensión describe las características, propiedades y funciones del archivo y se asocia al “Tipo de Archivo”. Normalmente tiene tres letras, aunque a veces se puedenencontrar extensiones de cuatro letras como en los archivos de imagen jmpg. Las extensiones sirven para que el sistema operativo reconozca el archivo y lo pueda abrir con un programa determinado, ya que las extensiones siempre están directamente vinculadas a uno o más programas. La extensión es como un apellido del archivo, que proviene del programa que lo creó.
Cuando guardamos un archivo hecho enalgún programa de computadora se anexa al final de su nombre una serie de caracteres que lo identifican de un archivo creado en otro programa.
DOC: Esta extensión se utiliza para el programa de Microsoft Word.
XLS: Esta extensión se aplica cuando se ha creado una hoja de cálculo en el programa de Microsoft Excel.
JPG, PNG, BMP: Estas extensiones son utilizadas para los archivos de imágenes....