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PROYECTO DE INTRANET Y PORTAL DEL EMPLEADO DEL AYUNTAMIENTO DE VILLANUEVA DEL PARDILLO

1. Antecedentes A. Coordinación de las Áreas Municipales B. Comunicación con Departamento de Personal 2. Especificación de Objetivos A. Objetivos Económicos B. Objetivos de Productividad 3. Desarrollo del Proyecto A. Intranet Corporativa B. Sistema de Gestión de Incidencias C. Portal del Empleado 4.Beneficios Obtenidos A. Beneficios de la Intranet B. Beneficios del sistema de Gestión de Incidencias GLPI C. Beneficios del Portal del Empleado 5. Proyectos futuros

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Plaza Mayor, 1 28229 Madrid Tel. 91 815 00 01 Fax 91 815 12 79 info@vvapardillo.org www.vvapardillo.org

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1. Antecedentes

A. Coordinación de las Áreas Municipales

Los empleados en lasdiferentes áreas municipales, nos hemos sentido faltos de un sitio de encuentro donde poner en común nuestras ideas de trabajo y, sin más nexo que la página Web Municipal, hemos tenido que hacer uso de herramientas externas para compartir ficheros, calendarios de trabajo, etc.…

El trabajo de coordinación entre las Concejalías supone un esfuerzo titánico que a menudo genera incomodidades a la hora deajustar los horarios de reuniones, la exposición de ideas y sobre todo la diversidad de canales por los que fluye la información, unos de pago; teléfono, sms, fax, y otros gratuitos; e-mail, Google Docs, Calendar, …

Esta forma de trabajar se basa en reuniones periódicas con objeto de concretar aspectos comunes entre Concejalías, para posteriormente poner en común los resultados en losrepositorios disponibles en Internet y las correcciones posteriores que se les envían por email. Este trabajo está centralizando en el Departamento de Comunicación y Prensa.

En conclusión, es una forma de trabajar, que si bien estuvo dando sus resultados en el pasado, actualmente no es óptima, por tanto, requería de algún “elemento” donde se centralizara y compartiera todo el flujo de comunicación.Plaza Mayor, 1 28229 Madrid Tel. 91 815 00 01 Fax 91 815 12 79 info@vvapardillo.org www.vvapardillo.org

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B. Comunicación con Departamento de Personal

Por otra parte, además del trabajo de coordinación entre las áreas, no nos podemos olvidar del tiempo y el coste que se invierte, en realizar las solicitudes y consultas con el Departamento de Personal a nivel laboral, por ejemplo; Consultasde nóminas, Calendario laboral, Solicitud de Vacaciones,…

Todas estas tareas, generan una ocupación importante de tiempo y de recursos en todos los departamentos de la Corporación Municipal.

2. Especificación de Objetivos

Con el panorama de la crisis actual, el objetivo principal que se ha marcado para todas las Entidades Públicas es la reducción de costes. Nosotros además hemos queridomejorar el flujo de la información entre y hacia los empleados, lo que influirá en una mejora en la eficiencia del servicio prestado al ciudadano; es decir, mejorará la productividad de los empleados.

A. Objetivos Económicos Los objetivos para reducir los costes: 1. Ahorrar costes referidos a Teléfono, SMS, Fax, Correo convencional, Acuses de recibo,… 2. Ahorrar Papel, Consumibles de impresoray fotocopiadora,…

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Ahorrar Tiempo; en gestiones que incluyen logística, realización de copias, cotejos,…

B. Objetivos de Productividad Los objetivos para mejorar productividad: 1. Canalizar de forma única la información. 2. Disminuir la sensación de aislamiento informativo, quetienen algunos trabajados ubicados lejos del Consistorio. 3. Encauzar las incidencias y las solicitudes por un solo canal. 4. Establecer procedimientos de firma electrónica que permitieran la realización de trámites “online” y envío telemático de solicitudes con un Workflow por debajo.

3. Desarrollo del Proyecto

Para cometer los objetivos propuestos, dividimos el proyecto en 3 subproyectos:...